Dienstreisen verursachen verschiedenartige Kosten: Bahnticket, Hotel, Taxi, Verpflegung, Kilometergeld für das private Auto. Im Einheitskontenrahmen gehören sie alle in die Kontenklasse 7, aber auf getrennte Konten – weil Vorsteuer und lohnsteuerliche Behandlung sich unterscheiden.
Konten für Reisekosten
| Konto (Beispiel, Klasse 7) | Inhalt | Vorsteuer |
|---|---|---|
| Reisekosten Fahrtkosten | Bahn, Flug, Taxi, Mietwagen | bei Rechnung mit USt grundsätzlich ja, Ausnahmen bei PKW-Miete |
| Reisekosten Nächtigung | Hotelrechnungen | ja, bei Rechnung |
| Tagesgelder | pauschale Verpflegungsersätze | nein |
| Kilometergeld | Ersatz für Fahrten mit dem Privat-PKW | nein |
| KFZ-Aufwand | Treibstoff, Service, Versicherung firmeneigener Fahrzeuge | bei PKW grundsätzlich nein |
Kilometergeld
Fährt ein Dienstnehmer oder der Unternehmer mit dem privaten Fahrzeug dienstlich, kann das amtliche Kilometergeld steuerfrei ersetzt bzw. als Betriebsausgabe angesetzt werden. Voraussetzung ist ein Fahrtenbuch oder eine gleichwertige Aufzeichnung: Datum, Strecke, Zweck, Kilometer. Den aktuellen Satz und die Bedingungen finden Sie unter Reisekosten und Kilometergeld.
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Kilometergeld | Betrag laut Fahrtenaufstellung | |
| Verbindlichkeit Dienstnehmer bzw. Privat | Betrag |
Tages- und Nächtigungsgelder
Für Dienstreisen im In- und Ausland sieht § 26 Z 4 EStG pauschale Tages- und Nächtigungsgelder vor, die steuerfrei ausbezahlt werden können; Kollektivverträge regeln oft eigene Sätze. Höhe und Voraussetzungen (Mindestdauer, Mittelpunkt der Tätigkeit) ändern sich gelegentlich; maßgeblich sind die Angaben des Finanzministeriums. Werden höhere Beträge ersetzt, ist der Überschuss lohnsteuerpflichtig.
Firmen-PKW
Treibstoff, Service, Versicherung und Leasing eines Firmen-PKW gehören auf KFZ-Konten. Bei PKW und Kombis ist der Vorsteuerabzug grundsätzlich ausgeschlossen; Ausnahmen gelten für Fiskal-LKW und emissionsfreie Fahrzeuge. Nutzt ein Dienstnehmer das Fahrzeug privat, ist ein Sachbezug in der Lohnverrechnung anzusetzen. Mehr unter Firmen-PKW und Privatnutzung.
Typische Fehler
- Kilometergeld für den Firmen-PKW: Kilometergeld gibt es nur für private Fahrzeuge.
- Vorsteuer aus Tagesgeldern oder Kilometergeld abgezogen.
- Hotelrechnung mit Frühstück und Minibar ohne Aufteilung: Private Anteile gehören nicht in den Aufwand.
- Bewirtung von Geschäftspartnern als Reisekosten gebucht: Sie hat eigene, eingeschränkte Abzugsregeln.
Die Abrechnung von Auslagen der Mitarbeiter beschreibt Spesen und Mitarbeiterauslagen in der Buchhaltung.