Festnetz, Mobilfunkverträge, Internetanschluss und Telefonanlage in der Cloud: Für die meisten Betriebe ist das ein kleiner, aber monatlich wiederkehrender Posten. Interessant wird er bei gemischter Nutzung und bei Handys, die über den Vertrag mitbezahlt werden.
Konten
| Konto (Beispiel, Klasse 7) | Inhalt |
|---|---|
| Telefon und Mobilfunk | Grundgebühren, Gesprächs- und Datenpakete |
| Internet | Breitband, Glasfaser, mobiles Internet |
| Telefonanlage und Kommunikationsdienste | Cloud-Telefonie, Rufnummern |
Webhosting, Domains und Software-Abos gehören besser zu Software und Abonnements, damit dieses Konto nur die Verbindung abbildet.
Laufende Rechnung
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Telefon und Mobilfunk (Kl. 7) | 120 | |
| Internet (Kl. 7) | 45 | |
| 2500 Vorsteuer | 33 | |
| 2800 Bank | 198 |
Telekommunikationsleistungen unterliegen dem Normalsteuersatz von 20 %.
Handy über den Vertrag
Viele Tarife enthalten ein Smartphone, das über höhere Monatsentgelte abbezahlt wird. Weist der Anbieter das Gerät gesondert aus und wird es sofort übergeben, ist es eigentlich eine Anschaffung: Je nach Betrag ein geringwertiges Wirtschaftsgut oder ein Anlagegut in Klasse 0, die Ratenverpflichtung eine Verbindlichkeit. Bei kleinen Beträgen behandeln viele Betriebe die gesamte Monatsrate vereinfacht als Aufwand; wichtig ist eine einheitliche Vorgehensweise.
Privatanteil bei Einzelunternehmern
Nutzt ein Einzelunternehmer Handy oder Internet auch privat, ist der private Anteil auszuscheiden, als Privatentnahme bzw. durch Kürzung des Aufwands. Die Vorsteuer steht nur für den betrieblichen Anteil zu. Den Prozentsatz schätzt man nachvollziehbar, etwa anhand eines Einzelgesprächsnachweises über einige Monate, und dokumentiert die Schätzung.
Diensthandy für Mitarbeiter
Stellt der Arbeitgeber ein Diensthandy zur Verfügung, ist es Betriebsvermögen und die Kosten sind Betriebsausgaben. Ob und in welchem Umfang die private Nutzung durch Dienstnehmer lohnsteuerlich zu erfassen ist, sollte in der Lohnverrechnung geklärt und in einer schriftlichen Nutzungsvereinbarung geregelt werden. Ersetzt der Arbeitgeber dagegen Kosten eines privaten Vertrags, ist das grundsätzlich steuerpflichtiger Bezug, soweit kein belegter Auslagenersatz für berufliche Gespräche vorliegt.
Homeoffice
Internet- und Telefonkosten im Homeoffice von Dienstnehmern können über eine Homeoffice-Pauschale abgegolten werden; Höhe und Voraussetzungen legt das EStG fest. Die Abrechnung erfolgt über die Lohnverrechnung, nicht über dieses Aufwandskonto.
Kontrollen
- Monatlich prüfen, ob Verträge ausgeschiedener Mitarbeiter gekündigt sind
- Roaming- und Mehrwertnummern auffällig? Ursache klären
- Vertragslaufzeiten notieren, um teure Verlängerungen zu vermeiden
Die übrigen laufenden Bürokosten beschreibt Büromaterial und Kleingeräte im Kontenrahmen.