Pour beaucoup d’indépendants et de SRL, les pièces s’accumulent encore dans des classeurs ou au fond d’un tiroir : tickets de carburant, notes de restaurant, factures de fournisseurs étrangers, reçus de parking. Les numériser au fil de l’eau évite de les perdre, accélère l’encodage et simplifie le travail du comptable au moment de la clôture.
Ce qui reste à numériser depuis Peppol
Depuis le 1er janvier 2026, les factures entre assujettis belges sont émises en format structuré, en principe via Peppol. Elles arrivent directement dans le logiciel comptable, sans scan. Un fournisseur belge assujetti qui vous envoie encore un PDF par e-mail ne vous adresse plus une facture valable : demandez-lui la facture structurée plutôt que de numériser son PDF.
Restent à numériser :
- les tickets de caisse et reçus d’achats faits au comptoir ;
- les factures de fournisseurs étrangers qui ne passent pas par Peppol ;
- les pièces de fournisseurs hors du champ de l’obligation, par exemple certains prestataires exemptés ;
- les notes de frais du personnel et leurs justificatifs ;
- les contrats, baux, décomptes et courriers qui justifient une écriture.
Scanner et capturer ses pièces
| Méthode | Usage idéal | Atouts |
|---|---|---|
| Scanner de bureau | lots de pièces papier, archives | qualité stable, traitement par lots |
| Application mobile | tickets, notes de frais en déplacement | capture immédiate, recadrage automatique |
| Transfert d’e-mails | factures étrangères reçues en PDF | aucune impression, fichier d’origine conservé |
Capturez la pièce le jour même : un ticket thermique pâlit en quelques mois et devient illisible. Une résolution de 300 points par pouce, en couleur, suffit à tout lire, y compris les petits caractères des numéros de TVA.
Reconnaissance OCR des factures d’achat
Un scan reste une image. La reconnaissance optique de caractères (OCR), complétée aujourd’hui par des modèles qui comprennent la mise en page, transforme cette image en données : fournisseur, numéro de TVA ou d’entreprise, date, numéro de facture, base, taux, TVA, total. Le logiciel s’en sert pour proposer une écriture complète.
Ce que l’OCR fait bien et ce qu’il fait moins bien :
| Donnée | Fiabilité habituelle | Piège fréquent |
|---|---|---|
| Total TVA comprise | élevée | confusion avec un sous-total ou un montant déjà payé |
| Date de facture | élevée | inversion jour et mois sur une facture anglo-saxonne |
| Numéro de TVA | bonne | lettre O lue comme chiffre 0, préfixe pays manquant |
| Ventilation par taux | moyenne | ticket mêlant 6 % et 21 % avec un seul total imprimé |
| Compte de charge | dépend de l’historique | premier achat chez un nouveau fournisseur |
Trois règles rendent l’OCR utile plutôt que dangereux :
- Toujours valider avant de comptabiliser. L’OCR propose, une personne confirme. Les contrôles automatiques aident : base + TVA = total, taux cohérent avec le montant, numéro de TVA valide.
- Apprendre par fournisseur. Une fois qu’un fournisseur a été imputé correctement, le logiciel doit retenir le compte et le code TVA pour la suite.
- Surveiller les doublons. Le même ticket photographié deux fois, ou une facture étrangère reçue par e-mail puis scannée sur papier, produit deux écritures ; le logiciel doit alerter sur un même fournisseur, même date, même montant, voir les factures en double.
Pour que l’extraction soit complète, la pièce doit porter les mentions obligatoires d’une facture belge ; un ticket sans numéro de TVA du vendeur ne permet en principe pas de déduire la TVA.
Valeur probante d’une copie numérisée
Une copie numérique peut tenir lieu d’original papier à condition que le procédé garantisse une reproduction fidèle et durable du document. En pratique :
- la copie est complète et lisible, recto et verso si nécessaire ;
- elle ne peut plus être modifiée après numérisation ;
- la date de numérisation et l’origine de la pièce restent vérifiables ;
- elle est conservée dans un format qui restera lisible pendant tout le délai de conservation.
Lorsque ces conditions sont remplies, l’original papier peut en principe être détruit. Gardez néanmoins les originaux des pièces importantes ou inhabituelles, et ceux pour lesquels un tiers pourrait exiger l’original (contrats signés, actes). Les délais de conservation et les exigences de stockage sont détaillés dans l’archivage numérique conforme.
Organiser les pièces numérisées
Numériser sans méthode revient à déplacer le désordre. Quelques règles simples :
- chaque pièce est rattachée à son écriture dans le logiciel, pas seulement rangée dans un dossier ;
- les pièces suivent une nomenclature stable, par exemple date, fournisseur, montant, voir le nommage des pièces ;
- ventes, achats et notes de frais sont séparés ;
- l’archive est sauvegardée ailleurs que sur le poste de travail, et seules les personnes concernées y ont accès.
Une pièce rattachée à son écriture et à son paiement bancaire, c’est une question de moins lors de la clôture et une réponse immédiate lors d’un contrôle TVA.