Avec l’arrivée de Peppol entre entreprises belges, une même facture peut désormais vous parvenir trois fois : en format structuré sur votre point d’accès, en PDF par e-mail « pour info », puis en copie avec le rappel. Si chaque version est encodée, la TVA est déduite deux fois et le fournisseur risque d’être payé deux fois.
D’où viennent les doublons
| Origine | Exemple | Signal |
|---|---|---|
| Double canal | facture Peppol + PDF envoyé par e-mail | même numéro, même montant, dates de réception différentes |
| Rappel encodé | le rappel du fournisseur traité comme une nouvelle facture | mention « rappel » ou « deuxième avis » |
| Fiches fournisseurs en double | le même fournisseur créé sous deux noms | même numéro d’entreprise BCE sur deux fiches |
| Paiement répété | virement manuel en plus de la domiciliation | deux sorties identiques sur l’extrait CODA |
| Acompte non imputé | facture finale payée en totalité | solde débiteur sur le compte fournisseur |
Le contrôle qui bloque la plupart des cas
À l’encodage, faites vérifier par le logiciel la combinaison numéro d’entreprise du fournisseur + numéro de facture. Le nom et le montant ne suffisent pas : deux factures mensuelles d’un même abonnement ont souvent le même montant. Complétez par une alerte sur « même fournisseur, même montant, moins de 30 jours d’écart ».
Faites de Peppol la source principale : quand une facture structurée existe, le PDF reçu par e-mail ne sert que de copie et ne s’encode pas.
Si le doublon est déjà comptabilisé
- Facture encodée deux fois, non payée : annulez la deuxième écriture par une contre-écriture datée, avec référence au doublon. La TVA déduite en trop, si la déclaration est déjà déposée, se régularise dans la déclaration suivante.
- Facture payée deux fois : le compte fournisseur 440 devient débiteur. Demandez par écrit un remboursement ou une imputation sur la prochaine facture, et notez la réponse.
- Doublon côté client : un client qui vous paie deux fois a un solde créditeur. Proposez le remboursement ou la compensation ; ne le passez jamais en produit.
Exemple
Une facture de 2 420 EUR TVAC est payée par domiciliation le 5, puis par virement le 12. Le compte fournisseur présente un solde débiteur de 2 420 EUR. Après accord, le fournisseur rembourse le 20 : débit 550 Banque, crédit 440 Fournisseurs. Le compte revient à zéro, sans aucune écriture de charge ou de TVA.
Pour aller plus loin : doublons de factures Peppol, anciens soldes débiteurs des fournisseurs et validation des achats et des dépenses.