Lors d’un contrôle TVA ou d’une question de votre expert-comptable, la difficulté n’est presque jamais d’avoir la pièce, mais de la retrouver. Une convention de nommage commune à toute l’équipe règle ce problème, à condition de suivre la logique des journaux comptables plutôt que celle des boîtes e-mail.
Partir des journaux
La comptabilité belge s’organise classiquement en quatre familles de journaux. Calquez votre classement dessus :
| Journal | Contenu | Pièces typiques |
|---|---|---|
| Ventes | factures et notes de crédit émises | fichiers UBL Peppol envoyés, PDF de lecture |
| Achats | factures et notes de crédit reçues | UBL Peppol reçus, factures étrangères, tickets justifiés |
| Financier | un journal par compte bancaire et par caisse | extraits CODA, relevés PDF, procès-verbaux de caisse |
| Opérations diverses | salaires, amortissements, régularisations | journal de paie du secrétariat social, tableaux de calcul |
Une convention de nom lisible par tous
Composez le nom de fichier avec des éléments fixes, toujours dans le même ordre :
exercice – journal – numéro – tiers – date de la pièce
Exemples :
EX-AAAA_ACH_0142_fournisseur-energie_AAAA-MM-JJ.xmlEX-AAAA_VEN_0387_client-dupont_AAAA-MM-JJ.pdfEX-AAAA_BQ1_extrait-045.cod
Quelques règles qui évitent les ennuis : pas d’accents ni d’espaces, dates au format année-mois-jour pour un tri correct, et le numéro de pièce comptable identique à celui de l’écriture. Pour une facture électronique, gardez le fichier UBL d’origine : c’est lui la facture, le PDF n’est qu’une représentation.
Arborescence conseillée
- un dossier par exercice comptable, pas par année civile si votre exercice est décalé
- dans chaque exercice, un dossier par journal
- dans le financier, un sous-dossier par compte (BQ1, BQ2, CAISSE)
- un dossier permanent hors exercices : statuts, extraits BCE, contrats de bail, leasing et emprunts, mandats de domiciliation
Combien de temps garder
Le Code de droit économique impose une conservation de sept ans pour les livres et pièces justificatives. Les règles fiscales, TVA comprise, exigent dix ans depuis le 1er janvier 2023. En pratique, conservez tout dix ans, dans un format qui garantit l’authenticité et la lisibilité, comme expliqué dans l’archivage numérique conforme.
Pièges courants
- Renommer après comptabilisation : le lien entre l’écriture et le fichier se perd.
- Garder une facture uniquement dans la boîte mail de la personne qui l’a reçue.
- Imprimer puis scanner une facture Peppol : vous remplacez l’original structuré par une copie.
- Mélanger documents privés et professionnels du dirigeant dans le même dossier.
Pour savoir quels documents comptent comme justificatifs, voyez les pièces justificatives en comptabilité et, pour la durée, l’archivage des documents comptables.