Le secrétariat social calcule les salaires, mais c’est votre comptabilité qui doit montrer ce que coûte réellement le personnel et ce que l’entreprise doit encore à chacun. Une paie bien comptabilisée se reconnaît à une chose : à tout moment, les comptes de dettes sociales correspondent exactement aux prochains paiements à effectuer.
Les comptes utilisés
| Compte | Contenu |
|---|---|
| 6200 à 6204 | rémunérations brutes, par catégorie : administrateurs sous contrat, personnel de direction, employés, ouvriers, autres |
| 621 | cotisations patronales de sécurité sociale |
| 622 | primes patronales pour assurances extralégales (assurance groupe) |
| 623 | autres frais de personnel : assurance accidents du travail, médecine du travail, titres-repas (part patronale), intervention dans les déplacements domicile-travail |
| 453 | précompte professionnel retenu |
| 454 | ONSS, cotisations personnelles et patronales |
| 455 | rémunérations nettes à payer |
| 459 | autres dettes sociales (retenues pour saisies, cotisations syndicales, avances) |
Les gérants rémunérés sans contrat de travail ne passent pas en 620 mais en 618, et l’ONSS n’intervient pas : ils cotisent eux-mêmes à leur caisse d’assurances sociales.
Exemple complet pour un employé
Rémunération brute de 4 000 EUR. Les cotisations personnelles ONSS sont de 13,07 % du brut. Le précompte professionnel et le taux patronal ci-dessous sont illustratifs : ils dépendent de la situation familiale, des réductions et de la catégorie d’employeur.
| Élément | Montant |
|---|---|
| Brut | 4 000,00 |
| ONSS personnelle (13,07 %) | 522,80 |
| Précompte professionnel (exemple) | 750,00 |
| Titres-repas, part du travailleur | 20,00 |
| Net à payer | 2 707,20 |
| ONSS patronale (exemple, 25 %) | 1 000,00 |
Écriture de fin de mois
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 6202 Rémunérations employés | 4 000,00 | |
| 621 Cotisations patronales | 1 000,00 | |
| 454 ONSS (522,80 + 1 000,00) | 1 522,80 | |
| 453 Précompte professionnel | 750,00 | |
| 459 Retenue titres-repas | 20,00 | |
| 455 Net à payer | 2 707,20 |
La part patronale des titres-repas est comptabilisée en 623 à la réception de la facture de l’émetteur, la retenue du travailleur (459) venant en déduction de cette dette.
Les paiements qui soldent les dettes
| Dette | Bénéficiaire | Échéance |
|---|---|---|
| 455 Net | le travailleur | date de paie prévue au contrat ou par le règlement de travail |
| 453 Précompte | SPF Finances, avec la déclaration 274 | le 15 du mois suivant (ou trimestriellement pour les petits débiteurs) |
| 454 Provisions ONSS | ONSS | provisions mensuelles avant le 5 du mois suivant |
| 454 Solde trimestriel | ONSS, sur base de la DmfA | avant la fin du mois qui suit le trimestre |
Chaque paiement débite le compte de dette et crédite 550 Banque. Les provisions ONSS sont des montants forfaitaires calculés par l’ONSS ou votre secrétariat social : elles ne correspondent pas exactement aux cotisations du mois. La différence se règle au trimestre.
Rapprocher les comptes 45
À la fin de chaque mois, puis de chaque trimestre :
- 455 doit être à zéro après le paiement des salaires. Un solde résiduel signale un net payé deux fois, un oubli ou un acompte non régularisé.
- 453 doit correspondre au précompte de la période non encore versé, et au montant de la prochaine déclaration 274.
- 454 doit correspondre aux cotisations du trimestre en cours, diminuées des provisions payées. Après le paiement du solde trimestriel, il ne reste que les cotisations du trimestre suivant.
- Les totaux de 6202 et 621 doivent correspondre au journal de paie et, sur le trimestre, à la DmfA.
La méthode de contrôle complète est décrite dans la réconciliation salaires et ONSS.
Cas particuliers fréquents
- Avance sur salaire : paiement en 416 au moment du versement, puis retenue sur la paie suivante, comme expliqué dans les avances aux salariés.
- Saisie sur salaire : la retenue est inscrite en 459 et versée à l’huissier ou au créancier.
- Réductions de cotisations (premier engagement, groupes cibles) : elles diminuent le montant patronal dû et doivent se refléter en 621, pas en produit.
- Correction d’une paie antérieure : passez-la dans le mois de la correction avec un libellé qui renvoie à la période concernée.
Pour la paie de fin d’année et les pécules, voyez la provision pour pécule de vacances.