Recruter coûte avant même le premier salaire : publication d’offres, honoraires d’un bureau de sélection, tests, déplacements des candidats, temps des équipes. Ces dépenses sont faciles à noyer dans les « honoraires divers ». Les isoler dans des sous-comptes dédiés permet de répondre à une question que tout dirigeant finit par poser : combien nous a coûté ce recrutement, et quel canal fonctionne le mieux ?
Où classer chaque dépense
| Dépense | Compte PCMN conseillé | TVA |
|---|---|---|
| Annonces sur des sites d’emploi, réseaux sociaux | 6150 Publicité et annonces de recrutement | déductible sur facture |
| Bureau de recrutement ou de sélection (honoraires au succès) | 6133 Honoraires de recrutement | déductible sur facture |
| Tests de personnalité, assessment | 6133 | déductible sur facture |
| Travailleur intérimaire, y compris intérim en vue d’embauche | 617 Personnel intérimaire | déductible sur facture |
| Frais de déplacement remboursés à un candidat | 6130 Frais de déplacement | selon la pièce |
| Salon de l’emploi, stand | 6150 | déductible, sauf partie réception |
| Prime de cooptation versée à un salarié qui a recommandé le candidat | 620 via la paie | hors TVA, soumise à l’ONSS et au précompte |
| Prime de bienvenue (signing bonus) au nouveau collaborateur | 620 via la paie | hors TVA, rémunération |
Les sous-comptes à quatre chiffres sont des choix internes : le PCMN laisse libre la subdivision de la classe 61. Ce qui compte est de les utiliser de façon constante.
Charge immédiate, pas d’actif
En droit comptable belge, les frais de recrutement ne sont pas activés comme immobilisation incorporelle : ils ne créent pas un actif que l’entreprise contrôle, puisque le travailleur peut partir. Ils sont pris en charge dans l’exercice où le service est rendu.
À la clôture, une facture de bureau de sélection pour un candidat engagé en décembre mais facturée en janvier est une charge à imputer (492). Un acompte versé en novembre pour une mission qui se poursuit l’année suivante est une charge à reporter (490) pour la partie non prestée.
Exemple : un recrutement de comptable
Une PME engage une comptable via un bureau de sélection qui facture 15 % du salaire annuel brut, soit 7 500 EUR HTVA. Elle avait publié une annonce à 600 EUR HTVA et remboursé 80 EUR de train à deux candidats. Elle verse aussi une prime de cooptation de 500 EUR brut au collègue qui a transmis le CV.
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 6133 | Honoraires de recrutement | 7 500 | |
| 6150 | Annonce d’emploi | 600 | |
| 411 | TVA à récupérer (21 %) | 1 701 | |
| 440 | Fournisseurs | 9 801 | |
| 6130 | Frais de déplacement des candidats | 80 | |
| 550 | Banque | 80 |
La prime de cooptation passe dans la paie du mois suivant : 6202 au débit pour 500, avec ONSS, précompte et net dans les comptes 45, comme pour toute rémunération. Le coût total du recrutement dépasse ainsi 8 700 EUR hors charges patronales sur la prime, à comparer aux alternatives.
Intérim en vue d’embauche
Le passage par une agence d’intérim, puis l’engagement direct du travailleur, est fréquent. Pendant la période d’intérim, l’agence facture une prestation globale (salaire, charges, marge), comptabilisée en 617 avec TVA à 21 %. L’agence est l’employeur : vous n’avez ni Dimona ni DmfA à faire pour cette personne. Au moment de l’engagement, votre secrétariat social prend le relais, et une éventuelle indemnité de reprise facturée par l’agence s’enregistre en 6133.
Aides et réductions liées à l’embauche
Certaines embauches ouvrent le droit à des réductions de cotisations patronales (premier engagement, groupes cibles régionaux) ou à des primes régionales. Elles ne réduisent pas les frais de recrutement eux-mêmes : les réductions diminuent les cotisations en 621, les primes perçues se comptabilisent en subsides d’exploitation (740). Le détail des dispositifs figure dans les réductions de cotisations à l’emploi et, pour le premier engagement, dans embaucher un premier salarié.
Suivre le coût par embauche
Une dimension analytique « recrutement » ou un code projet par poste ouvert permet de regrouper toutes les lignes : annonces, honoraires, intérim, primes. En fin d’année, divisez le total par le nombre d’engagements effectifs pour obtenir un coût moyen par embauche, et comparez les canaux. La méthode générale est décrite dans les centres de coûts.