En aldersfordelt debitorliste viser kundernes åbne poster fordelt efter, hvor længe de har været forfaldne. Den svarer på spørgsmålet: hvor mange af vores tilgodehavender er friske, og hvor mange er ved at blive et problem? Listen er det vigtigste værktøj til at styre rykkere, vurdere tab og forudsige indbetalinger.
Sådan ser listen ud
| Kunde | Ikke forfalden | 1-30 dage | 31-60 dage | 61-90 dage | Over 90 dage | I alt |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Kunde A | 42.000 | 42.000 | ||||
| Kunde B | 15.000 | 8.500 | 23.500 | |||
| Kunde C | 12.000 | 6.000 | 18.000 | |||
| Kunde D | 31.250 | 31.250 | ||||
| I alt | 57.000 | 8.500 | 12.000 | 6.000 | 31.250 | 114.750 |
Totalen skal svare til saldoen på debitorkontoen. Gør den ikke det, er der posteringer direkte på samlekontoen, som skal findes; se debitorer i kontoplanen.
Vælg intervaller efter jeres betalingsbetingelser
Intervallerne skal regnes fra forfaldsdato, ikke fakturadato. Har virksomheden 8 dages betalingsfrist, er de første 30 dage efter forfald allerede alvorlige. Har den løbende måned plus 30 dage, er det normalt med lidt mere ventetid. Juster intervallerne, så de passer til rykkerprocessen: første rykker, anden rykker, inkasso.
Hvad du leder efter
- Kunder med beløb i flere kolonner: betaler kun nogle af fakturaerne, ofte fordi en bestemt faktura er bestridt.
- Store beløb over 90 dage: kræver beslutning om inkasso og vurdering af nedskrivning.
- Kreditsaldi: indbetalinger, der ikke er matchet med en faktura, eller kreditnotaer, der ikke er modregnet. De får listen til at se bedre ud, end den er; se gamle kreditbalancer hos kunder.
- Udviklingen: vokser kolonnen 31-60 dage fra måned til måned, bliver kunderne langsommere til at betale.
Fra liste til handling
| Alder | Handling |
|---|---|
| Lige forfalden | Venlig påmindelse eller automatisk rykker |
| 10-30 dage | Rykker med gebyr og telefonopkald til større kunder |
| 30-60 dage | Sidste rykker, stop for nye leverancer |
| Over 60-90 dage | Inkasso, vurdering af nedskrivning |
Hvordan rykkerne skal se ud efter renteloven, står i kreditstyring og rykkerproces.
Nøgletallet kredittid
Ud fra debitorerne kan du beregne den gennemsnitlige kredittid: debitorer / salg inkl. moms × 365. Sammenlign med de aftalte betalingsbetingelser. Ligger kredittiden 20 dage over betingelserne, er der likviditet bundet i kunderne, som kunne være brugt på drift. Se debitorstyring og likviditet og fakturaopfølgning med aldersliste.
Ved årsafslutningen
Den aldersfordelte liste pr. balancedagen er grundlaget for vurderingen af, om der skal nedskrives; se tab på debitorer og nedskrivninger. Gem listen som bilag.