Mange leverandører sender et kontoudtog eller en saldobekræftelse en gang om måneden eller kvartalet. Det er en gratis kontrol: leverandøren fortæller, hvilke fakturaer og betalinger de har registreret. Sammenlignet med saldoen i kreditorbogholderiet afslører det manglende fakturaer, dobbeltbogføringer og betalinger, der er gået til den forkerte faktura.
Hvilke leverandører skal afstemmes?
Det er ikke nødvendigt at afstemme alle. Fokusér på:
- de 10-20 største leverandører målt på årligt køb
- leverandører med mange fakturaer pr. måned, fx grossister og fragtfirmaer
- leverandører, der har sendt rykkere
- leverandører med debetsaldo eller gamle åbne poster
Får du ikke et kontoudtog automatisk, så bed om et, især ved årsafslutningen.
Sådan finder du forskellen
| Trin | Hvad du gør |
|---|---|
| 1 | Sammenlign slutsaldo pr. samme dato |
| 2 | Sæt kryds ved fakturaer, der findes begge steder med samme beløb |
| 3 | Sæt kryds ved betalinger, der findes begge steder |
| 4 | Forklar resten: hvad findes kun hos leverandøren, og hvad kun hos dig? |
Typiske forskelle og hvad du gør
| Forskel | Typisk årsag | Handling |
|---|---|---|
| Faktura kun hos leverandøren | Ikke modtaget eller ikke bogført | Bed om kopi, bogfør den i rette periode |
| Faktura kun hos dig | Dobbeltbogført, eller leverandøren har krediteret | Find dobbeltposten, eller bed om kreditnota |
| Betaling kun hos dig | Undervejs ved opgørelsesdatoen | Ingen handling, hvis den er nået frem efterfølgende |
| Betaling registreret på forkert faktura | Manglende reference ved betaling | Bed leverandøren omfordele |
| Kreditnota kun hos leverandøren | Ikke sendt eller ikke bogført | Bed om kopi og bogfør |
| Gebyrer og renter hos leverandøren | Rykkergebyrer for sen betaling | Vurder, om de er berettigede |
Eksempel
Din saldo på leverandøren er 48.200 kr. Leverandørens udtog viser 61.950 kr. Forskellen på 13.750 kr. består af en faktura på 12.500 kr., som ingen har set, og et rykkergebyr på 100 kr. plus renter på 1.150 kr. for en faktura, der blev betalt sent. Fakturaen bogføres, når kopien er modtaget, og gebyret og renterne bogføres som finansielle omkostninger, hvis de er korrekte.
Debetsaldo hos en leverandør
Viser din egen saldo, at leverandøren skylder dig penge, er det enten en kreditnota, der kan modregnes, en dobbeltbetaling eller en forudbetaling. Den skal følges op, ikke bare stå. Se gamle debetbalancer hos leverandører og dobbeltfakturaer og dobbeltbetalinger.
Gem afstemningen
Gem leverandørens udtog og din forklaring på forskellen sammen. Ved årsafslutningen er netop disse afstemninger dokumentationen for, at leverandørgælden er fuldstændig; se også kreditorer ved årsafslutning.