En leverandør sender fakturaen på mail. En uge senere sender de en påmindelse med fakturaen vedhæftet, og kopien bliver bogført som en ny faktura. Eller fakturaen betales med kort og bagefter igen via betalingskørslen. Dobbeltbetalinger er en af de mest almindelige og mest unødvendige fejl i små virksomheders bogføring.
Typiske årsager
| Årsag | Eksempel |
|---|---|
| Samme faktura modtaget flere gange | Original, påmindelse, kopi til en anden medarbejder |
| Faktura og kontoudtog bogført begge | Leverandørens kontoudtog bogføres som en faktura |
| Kortbetaling og faktura | Betalt med kort, men fakturaen kommer ind i betalingskørslen |
| Dubletter i leverandørregistret | Samme leverandør oprettet to gange med hver sin faktura |
| Proformafaktura og endelig faktura | Begge bogført |
Kontroller, der fanger dem
- Fakturanummer pr. leverandør skal være unikt. De fleste regnskabsprogrammer kan advare, når samme fakturanummer bogføres to gange på samme leverandør. Slå funktionen til.
- Samme beløb og dato: kør en liste over fakturaer med samme beløb til samme leverandør inden for 30 dage.
- Én indgang for fakturaer: bed leverandører sende fakturaer til én bestemt mailadresse eller via e-faktura, og stop med at bogføre fra papir og påmindelser.
- Ingen dubletter i leverandørregistret: se oprettelse af leverandører og stamdata.
- Kortbetalte fakturaer markeres som betalt, så de ikke kommer med i næste betalingskørsel.
Når fejlen er sket
Dobbeltbogført, men ikke betalt
Kreditér dobbeltposten, eller tilbagefør den med henvisning til den originale postering. Momsen tilbageføres samtidig. Slet ikke den forkerte postering; revisionssporet skal vise rettelsen.
Betalt to gange
Leverandøren har nu en debetsaldo i bogføringen. Kontakt leverandøren, og bed om tilbagebetaling eller modregning i næste faktura. Få det skriftligt.
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| Bank (tilbagebetaling) | 12.500 | |
| Leverandørgæld | 12.500 |
Saldoen på leverandøren er nu nul igen. Se gamle debetbalancer hos leverandører.
På kundesiden
Kunder kan også betale to gange. Pengene tilhører kunden og skal tilbagebetales eller modregnes efter aftale. Udsted aldrig en ny faktura for at “bruge” en overbetaling uden kundens accept.
Forebyggelse over tid
Gennemgå en gang i kvartalet leverandører med debetsaldo og kunder med kreditsaldo. Det tager kort tid og afslører de fleste dobbeltbetalinger, før de bliver glemt. Se også leverandørfakturaer i bogføringen.