Leverandørgæld er de fakturaer fra leverandører, som virksomheden har modtaget, men endnu ikke betalt. Ligesom på kundesiden er der to niveauer: kreditorbogholderiet med en konto pr. leverandør og leverandørgæld som samlekonto i finansbogholderiet. Saldoen på samlekontoen skal svare til summen af kreditorlisten.
Hændelser på leverandørgæld
| Hændelse | Leverandørgæld | Modkonto |
|---|---|---|
| Købsfaktura modtaget | Kredit | Omkostning eller lager + købsmoms |
| Kreditnota fra leverandør | Debet | Omkostning eller lager + købsmoms |
| Betaling | Debet | Bank |
| Kursregulering af valutafaktura | Debet eller kredit | Valutakursgevinst/-tab |
Hvornår skal fakturaen bogføres?
Fakturaen bogføres, når den modtages, med fakturadatoen. Bogføres fakturaer først ved betaling, bliver omkostningerne registreret for sent, og leverandørgælden viser ikke den reelle gæld. Det gør likviditetsstyringen upålidelig. Arbejdsgangen er beskrevet i leverandørfakturaer i bogføringen.
Varer modtaget uden faktura
Har virksomheden modtaget varer eller ydelser ved periodens udgang, men endnu ikke faktura, er der en gæld, som ikke står på leverandørgæld. Den bogføres som skyldige omkostninger eller på en særskilt konto for varemodtagelser uden faktura, så leverandørgælden fortsat kun består af modtagne fakturaer; se varemodtagelse uden faktura.
Afstemning
| Kontrol | Hvordan |
|---|---|
| Samlekonto mod kreditorliste | Saldoen på leverandørgæld = sum af kreditorbogholderiet |
| Store leverandører mod kontoudtog | Leverandørens opgørelse = vores saldo på leverandøren |
| Gamle poster | Fakturaer, der er forfaldne længe, eller debetsaldi |
| Dobbeltregistrering | Samme fakturanummer bogført to gange |
En debetsaldo på en leverandør betyder, at virksomheden har betalt for meget eller har en kreditnota til gode. Den skal enten modregnes i næste faktura eller kræves tilbage. Se gamle kreditbalancer hos kunder og debetbalancer hos leverandører og afstemning af leverandøropgørelser.
Leverandørgæld og likviditet
Leverandørgælden fortæller, hvor mange penge der skal ud inden for de næste uger. En aldersfordelt kreditorliste pr. forfaldsdato er derfor et godt likviditetsværktøj. Se kreditorstyring og betalinger og betalingskørsler til leverandører.