En kunde betaler 15.000 kr. af en faktura på 25.000 kr. Måske er det en aftalt rate, måske en indsigelse mod en del af fakturaen, måske en fejl. Uanset årsagen skal en delbetaling udlignes mod den faktura, den vedrører, og restbeløbet skal blive stående som åben post. Det samme gælder, når virksomheden selv betaler en leverandør i rater.
Delbetalinger fra kunder
Find årsagen først
| Årsag | Hvad du gør |
|---|---|
| Aftalt afdragsordning | Registrér aftalen på kunden, og følg op på hver rate |
| Kunden bestrider en del | Marker resten som tvistig, stop rykkere for den del |
| Kunden har trukket kontantrabat | Bogfør rabatten, hvis den er berettiget; ellers ryk for resten |
| Kunden har trukket bankgebyr | Afgør, om det skal kræves eller afskrives |
| Fejl hos kunden | Send kontoudtog og bed om restbetaling |
Bogføring
Betalingen matches med fakturaen, så fakturaen står med en restsaldo:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| Bank | 15.000 | |
| Debitorer (faktura 2051) | 15.000 |
Restbeløbet på 10.000 kr. står åbent på faktura 2051 i debitorbogholderiet. Udlign aldrig betalingen mod en tilfældig anden faktura eller lad den stå som en løs kreditpost; så viser den aldersfordelte liste et forkert billede.
Afdragsordninger
Aftales en afdragsordning, så skriv den ned: beløb, datoer, renter og hvad der sker, hvis en rate ikke betales. Renteloven giver ret til morarenter af forfaldne beløb, men en afdragsordning kan aftale noget andet. Følg ordningen i kreditstyring og rykkerproces.
Moms
Salgsmomsen er afregnet ved fakturering, uanset om kunden betaler i rater. Betaler kunden aldrig resten, kan momsen først reguleres, når tabet er konstateret.
Delbetalinger til leverandører
Betaler virksomheden en leverandørfaktura i rater, fx efter en betalingsaftale, gælder det samme princip omvendt: hver betaling udlignes mod fakturaen, og restgælden står åben på leverandøren.
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| Leverandørgæld (faktura 77812) | 20.000 | |
| Bank | 20.000 |
Tre ting at holde øje med:
- Betalingsreference: angiv fakturanummeret på hver rate, så leverandøren placerer betalingen rigtigt. Ellers kommer der rykkere for en faktura, der er delvist betalt.
- Aftalen skal være dokumenteret: en mail fra leverandøren, der accepterer ratebetalingen, er bilag for, at der ikke løber gebyrer.
- Købsmomsen er trukket fra, da fakturaen blev bogført, og påvirkes ikke af ratebetalingen.
Betalingsaftaler med leverandører er også et likviditetsværktøj; se betalingsaftaler med leverandører.
Kontrol ved månedsluk
Gennemgå fakturaer med restbeløb på både debitor- og kreditorsiden. Restbeløb, der ikke er knyttet til en aftale eller en tvist, skal afklares. Små rester kan efter beslutning afskrives; se små restsaldi i bogføringen.