Ikke alle betalinger når frem. En overførsel til en leverandør afvises, fordi kontonummeret er forkert. En kundes Betalingsservice-træk mislykkes på grund af manglende dækning. En kortbetaling tilbageføres. I alle tilfælde er den oprindelige betaling allerede bogført, og nu skal den tilbageføres, så fakturaen igen står åben, og banken stemmer.
Tre slags returbetalinger
| Situation | Hvad er sket | Effekt |
|---|---|---|
| Udgående betaling afvist | Pengene kommer tilbage på bankkontoen | Leverandørfakturaen er ikke betalt |
| Opkrævning mislykket | Kundens træk er ikke gennemført eller tilbageført | Kundens faktura er ikke betalt |
| Kortbetaling tilbageført | Indløseren trækker beløbet fra næste udbetaling | Salget er ikke betalt; se chargebacks |
Afvist betaling til leverandør
Banken returnerer 8.750 kr. for en betaling til en leverandør.
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| Bank | 8.750 | |
| Leverandørgæld (faktura 3301) | 8.750 |
Fakturaen er nu åben igen. Find årsagen før genbetaling: et forkert kontonummer skal bekræftes med leverandøren på en kendt kanal, fordi ændrede bankoplysninger er en kendt svindelmetode; se oprettelse af leverandører og stamdata.
Mislykket opkrævning fra kunde
Har virksomheden bogført kundens betaling på forfaldsdagen, men oplyser betalingsformidleren bagefter, at trækket ikke er gennemført eller er tilbageført:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| Debitorer (faktura 6120) | 1.250 | |
| Bank | 1.250 |
Fakturaen er åben igen og skal ind i den almindelige rykkerproces. Opkræv eventuelle gebyrer efter rentelovens regler, og tag stilling til, om kunden fortsat skal have automatisk opkrævning. Se direkte debiteringer og faste betalinger.
Bogfør på samme faktura
Den vigtigste regel er at tilbageføre mod den samme faktura, som den oprindelige betaling blev udlignet mod. Bogføres returbetalingen som en løs postering på kunden eller leverandøren, ser den aldersfordelte liste forkert ud: fakturaen står som betalt, og der er en ukendt saldo et andet sted.
Gebyrer
Banker og betalingsformidlere tager ofte gebyr for returnerede betalinger. Gebyret er en omkostning for virksomheden. Kan det viderefaktureres til kunden efter aftale, sker det med en særskilt faktura eller som et rykkergebyr.
Kontrol
- Gennemgå betalingsformidlerens afvisningsrapporter hver uge.
- Tjek, at returnerede leverandørbetalinger bliver genbetalt, så der ikke kommer rykkere.
- Notér kunder med gentagne mislykkede træk; de er en kreditrisiko.
Se også match af bankposteringer.