Når en leverandør oprettes i regnskabsprogrammet, bestemmer stamdataene, hvordan fakturaer bogføres, og hvor betalingerne sendes hen. Det sidste gør leverandørstamdata til et mål for svindel: en falsk mail om “nye bankoplysninger” er en af de mest udbredte måder, virksomheder mister penge på. En god procedure kombinerer korrekte data med kontrol af ændringer.
Felter ved oprettelse
| Felt | Formål | Kontrol |
|---|---|---|
| Navn og CVR-nummer | Identifikation | Slå op i CVR-registeret, kontrollér status |
| Momsregistrering | Afgør om der må være dansk moms på fakturaen | CVR eller VIES for EU-leverandører |
| Bankkonto, IBAN eller FIK-kreditornummer | Betaling | Se kontrol nedenfor |
| Standardkonto og momskode | Konteringsforslag | Efter hvad der købes |
| Betalingsbetingelser | Forfaldsdato | Fra aftale eller faktura |
| Kontaktperson for regnskab | Afklaring af fakturaer |
Kontrol af bankoplysninger
Bankoplysninger må aldrig oprettes eller ændres alene på grundlag af en mail eller en faktura. Fremgangsmåden:
- Ring til leverandøren på et nummer, du allerede kender, eller som står på deres officielle hjemmeside, ikke nummeret i mailen.
- Bekræft kontonummeret mundtligt.
- Lad en anden person godkende ændringen i systemet.
- Notér, hvem der har bekræftet hvad og hvornår.
Betal hellere en faktura et par dage for sent end til en forkert konto. Pengene er typisk væk, når fejlen opdages.
Oprydning i leverandørstamdata
Leverandørregistre samler også skidt over tid. Gennemgå dem mindst en gang om året:
- Dubletter: samme CVR- eller kontonummer på flere leverandører. Dubletter øger risikoen for, at samme faktura betales to gange; se dobbeltfakturaer og dobbeltbetalinger.
- Inaktive leverandører: ingen faktura i to år. Spær dem, så nye fakturaer ikke kan bogføres og betales på dem uden at blive set.
- Ophørte virksomheder: tjek status i CVR-registeret, og afklar åbne poster.
- Uensartede konteringer: samme leverandør med forskellige standardkonti eller momskoder giver uens bogføring.
- Bankoplysninger uden dokumentation: gennemgå ændringer i årets løb, og kontrollér, at de er bekræftet.
Rollefordeling
Den, der opretter og ændrer leverandører, bør ikke også kunne godkende betalinger alene. I en lille virksomhed kan ejeren godkende alle nye leverandører og alle ændringer af bankoplysninger. Se godkendelse af indkøb og udgifter og betalingskørsler til leverandører.