En kunde nægter at betale, fordi leverancen var mangelfuld. Virksomheden selv holder en leverandørfaktura tilbage, fordi prisen ikke stemmer med tilbuddet. Begge er fakturatvister, og begge skal håndteres i bogføringen, så tvisten er synlig, rykkerne ikke kører automatisk, og regnskabet viser et realistisk billede.
Når en kunde bestrider en faktura
- Registrér indsigelsen på fakturaen i debitorbogholderiet med dato og årsag.
- Stop rykkerne for den faktura. Automatiske rykkere til en kunde med en berettiget indsigelse skader forholdet og kan være uberettigede.
- Del fakturaen op, hvis kun en del er bestridt. Kunden kan betale den ubestridte del.
- Løs sagen: enten står virksomheden fast, og kunden betaler, eller der udstedes en kreditnota for den del, kunden har ret i.
- Luk tvisten i systemet, når sagen er afgjort.
| Udfald | Bogføring |
|---|---|
| Kunden betaler fuldt | Almindelig indbetaling |
| Delvis kreditering | Kreditnota for den aftalte del, inkl. moms |
| Fuld kreditering | Kreditnota for hele fakturaen |
| Retssag eller inkasso | Fakturaen bliver stående; vurdér nedskrivning |
En kreditnota nedsætter både salget og salgsmomsen. Det er derfor vigtigt, at tvisten løses med en kreditnota og ikke med en afskrivning som tab, når kunden har fået medhold; se rabatter og kreditnotaer i kontoplanen.
Når virksomheden holder en leverandørfaktura tilbage
Fakturaen bogføres stadig, når den modtages, fordi den er et bilag, og fordi gælden kan være reel. Marker den som spærret for betaling i kreditorbogholderiet, så den ikke kommer med i betalingskørslen, og skriv årsagen. Bed leverandøren om en kreditnota for den del, der er uenighed om. Uden kreditnota står hele beløbet som gæld.
Har virksomheden trukket købsmoms af en faktura, der senere krediteres, nedsættes købsmomsen, når kreditnotaen modtages.
Ved periodens udgang
| Situation | Hvad du overvejer |
|---|---|
| Kunden bestrider, og det er sandsynligt, at der skal krediteres | Hensæt til forventet kreditering eller nedskriv tilgodehavendet |
| Virksomheden bestrider en leverandørfaktura | Gælden står fuldt, indtil der er en aftale |
| Langvarig tvist med store beløb | Afklar behandlingen med revisor |
Hold tvisterne synlige
Lav en liste over åbne tvister på begge sider, og gennemgå den på ledelsesmødet efter månedsluk. Gamle tvister uden fremdrift er et tegn på, at ingen ejer sagen. Se også kreditstyring og rykkerproces.