Nogle omkostninger kan ikke placeres direkte på én afdeling: husleje for et fælles lokale, regnskabsprogram, revisor, direktørens løn. Skal ledelsen se et retvisende resultat pr. afdeling, butik eller forretningsområde, skal fællesomkostningerne fordeles. Det kræver en fordelingsnøgle: en regel for, hvor stor en andel hver enhed bærer.
Vælg en nøgle, der passer til omkostningen
| Omkostning | Fornuftig nøgle |
|---|---|
| Husleje og lokaleomkostninger | Kvadratmeter |
| IT, software og telefoni | Antal medarbejdere eller brugere |
| Administration og bogholderi | Antal fakturaer, antal medarbejdere eller omsætning |
| Ledelse | Omsætning eller skøn over tidsforbrug |
| Markedsføring for hele virksomheden | Omsætning |
Nøglen skal afspejle, hvad der driver omkostningen. Omsætning er nem at bruge, men giver de største afdelinger en stor andel, selv om de ikke nødvendigvis bruger mest administration.
Eksempel: husleje efter areal
Huslejen er 60.000 kr. om måneden for 400 m².
| Afdeling | m² | Andel | Fordelt husleje |
|---|---|---|---|
| Produktion | 240 | 60 % | 36.000 |
| Salg | 100 | 25 % | 15.000 |
| Administration | 60 | 15 % | 9.000 |
Bogføring af fordelingen
Fordelingen laves typisk som en månedlig postering, der flytter omkostningen fra et fælles koststed til afdelingerne. Kontoen er den samme, kun koststedet skifter:
| Konto | Koststed | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| Husleje | Produktion | 36.000 | |
| Husleje | Salg | 15.000 | |
| Husleje | Administration | 9.000 | |
| Husleje | Fælles | 60.000 |
Resultatet for virksomheden som helhed ændres ikke. Mange vælger alternativt at fordele i rapporten frem for i bogføringen, så posteringerne forbliver enkle.
Fordeling mellem selskaber
Fordeles omkostninger mellem selskaber i en koncern, er det ikke en intern postering, men en faktura fra det ene selskab til det andet, med moms hvis betingelserne er til stede, og på markedsvilkår. Se interne mellemværender og viderefaktureringer.
Faldgruber
- For mange nøgler: hver omkostning med sin egen nøgle bliver uoverskuelig. Tre-fire nøgler dækker de fleste behov.
- Gamle nøgler: kvadratmeter og antal medarbejdere ændrer sig. Opdater nøglerne en gang om året.
- Beslutninger på fordelt resultat: en afdeling med negativt resultat efter fordeling kan stadig give et positivt bidrag til fællesomkostningerne. Luk ikke en afdeling uden at se på bidraget før fordeling.
Koststederne, der skal fordeles til, sættes op som beskrevet i koststeder i bogføringen. Se også ledelsesrapportering for små virksomheder.