Vil ledelsen se resultatet for hver butik, afdeling eller forretningsområde, er fristelsen at oprette nye konti: “Løn butik Aarhus”, “Løn butik Odense”. Det får kontoplanen til at eksplodere. Koststeder, også kaldet dimensioner eller afdelinger, løser det på en anden måde: kontoen er den samme, men posteringen får et ekstra mærke, der viser, hvor den hører til.
Konto eller koststed?
| Spørgsmål | Svar |
|---|---|
| Hvad er det for en udgift? | Kontoen (løn, husleje, markedsføring) |
| Hvor i virksomheden hører den til? | Koststedet (butik, afdeling, projekt) |
En husleje for butikken i Aarhus bogføres på kontoen husleje med koststedet Aarhus. Rapporten pr. konto viser den samlede husleje; rapporten pr. koststed viser butikkens resultat.
Typiske dimensioner
| Dimension | Eksempler | Bruges af |
|---|---|---|
| Afdeling eller butik | Aarhus, Odense, Webshop | Kæder og virksomheder med flere lokationer |
| Forretningsområde | Rådgivning, Software, Kurser | Virksomheder med flere ydelser |
| Projekt | P-2041, P-2042 | Håndværkere, konsulenter, byggeri |
| Medarbejder eller sælger | Initialer | Provisionsberegning |
Mange regnskabsprogrammer tillader flere dimensioner på samme postering, fx både afdeling og projekt. Start med én; det er den, der bliver brugt.
Opsætning
- Beslut formålet: hvilken rapport skal ledelsen kunne se? Lad det styre koststederne.
- Få koststeder: hellere fem, der bruges konsekvent, end tredive, der bruges tilfældigt.
- Hvilke konti kræver koststed? Salg og direkte omkostninger altid; administration kan stå på et fælles koststed.
- Gør det obligatorisk på de konti, hvor det skal bruges, så posteringer ikke glipper.
- Fællesomkostninger fordeles ved periodens udgang efter faste nøgler; se fordeling af fællesomkostninger.
Balancen
Koststeder bruges næsten kun på resultatkonti. Balancekonti som bank, moms og debitorer tilhører hele virksomheden. Undtagelser er fx varelager pr. butik, hvis lageret styres pr. lokation.
Rapport pr. koststed
| Aarhus | Odense | Webshop | Fælles | I alt | |
|---|---|---|---|---|---|
| Omsætning | 820.000 | 610.000 | 450.000 | 1.880.000 | |
| Vareforbrug | −470.000 | −360.000 | −250.000 | −1.080.000 | |
| Løn | −180.000 | −150.000 | −40.000 | −120.000 | −490.000 |
| Husleje | −60.000 | −45.000 | −20.000 | −125.000 | |
| Bidrag | 110.000 | 55.000 | 160.000 | −140.000 | 185.000 |
Rapporten viser, at webshoppen bidrager mest, selv om den har den laveste omsætning.
Kontrol
Kør en liste over posteringer uden koststed på de konti, hvor det er krævet, hver måned. Ret dem før rapporten sendes. Se også projektøkonomi for små virksomheder og ryd op i kontoplanen.