Kontoplaner vokser. Nogen opretter en konto til et enkelt projekt, en ny bogholder opretter “Software 2”, fordi den gamle konto var svær at finde, og importen fra det forrige system har efterladt halvtreds konti uden bevægelser. Resultatet er, at samme slags udgift havner på forskellige konti, og at rapporterne bliver svære at læse. En oprydning i kontoplanen retter det.
Find problemerne
Træk en saldobalance for de sidste to år med antal posteringer pr. konto. Marker:
| Problem | Kendetegn |
|---|---|
| Inaktive konti | Ingen posteringer i 12-24 måneder |
| Overlap | To konti med næsten samme navn eller formål, fx “IT” og “Software” |
| Restkonti | “Diverse”, “Øvrige” med store saldi |
| Fejlplacerede konti | En balancekonto blandt omkostningerne eller omvendt |
| Konti uden momskode | Eller med forkert standardkode |
Inaktive konti
En konto uden bevægelser i lang tid skal enten lukkes eller have en god grund til at blive. Vurder hver konto:
- Har den en saldo? En balancekonto med en gammel saldo skal afstemmes og tømmes, før den lukkes. Saldoen flyttes til den rigtige konto med en postering, der forklarer hvorfor.
- Er den sæsonbestemt? En konto for julefrokost eller årlig messe kan være inaktiv det meste af året og stadig være nødvendig.
- Er den lovpligtig eller skal den bruges i årsrapporten? Fx en konto for selskabsskat eller udbytte, der kun bruges en gang om året.
- Ellers: spær kontoen for bogføring.
Slet ikke konti med historiske posteringer. Bogføringsloven kræver, at registreringerne kan genfindes, og i de fleste programmer kan en konto med posteringer kun spærres, ikke slettes. Spærrede konti bør skjules i søgninger, så de ikke vælges ved en fejl.
Læg overlappende konti sammen
Vælg den konto, der skal fortsætte, flyt saldoen fra den anden med en ompostering, og spær den gamle. Gør det gerne ved et nyt regnskabsår, så sammenligningstallene ikke forstyrres midt i året. Skal sammenligningen med sidste år bevares, kan rapporterne ofte grupperes, så de gamle konti indgår i samme linje.
Regler for nye konti
Oprydningen holder kun, hvis der er regler for, hvornår nye konti må oprettes:
- én person godkender nye konti
- nye konti skal passe ind i den eksisterende nummerstruktur
- spørg først, om en dimension eller et koststed kan give detaljen i stedet; se koststeder i bogføringen
- hver ny konto får momskode og placering i rapporterne med det samme
Hvor meget skal kontoplanen indeholde?
En lille virksomhed klarer sig ofte med 60-120 konti. Udgangspunktet er beskrevet i dansk kontoplan og sådan bygger du en kontoplan. Skal data eksporteres til SAF-T, skal hver konto også kunne mappes til Erhvervsstyrelsens standardkontoplan; se SAF-T og kontoplan-mapping.