Den bedste kontoplan er ikke den længste. Det er den, som virksomheden faktisk kan bruge i hverdagen uden at miste overblik.
Start med virksomhedens beslutninger
Før du opretter konti, bør du beslutte, hvad du vil kunne se i rapporteringen:
- hvilke indtægter skal følges særskilt?
- hvilke omkostninger vil du kunne analysere?
- er der projekter, afdelinger eller aktiviteter, som bør skilles ad?
Når du kender målet, bliver det lettere at vælge den rigtige detaljeringsgrad.
Byg i lag
En praktisk model er at bygge kontoplanen i tre lag:
- Kernekonti til salg, køb, bank, debitorer og kreditorer
- Driftskonti til de vigtigste omkostningsområder
- Specialkonti til poster, som kræver særskilt opfølgning
På den måde starter virksomheden enkelt og udvider kun, når der er et reelt behov.
Hvad skal du undgå?
- for mange næsten identiske omkostningskonti
- uklare kontonavne, som forskellige personer tolker forskelligt
- midlertidige løsninger, der aldrig bliver ryddet op
Det er ofte bedre at have få tydelige konti og bruge noter eller projekter til ekstra detaljer end at sprede alt ud over for mange kontonumre.
Brug rigtige bilag som test
Den hurtigste måde at vurdere en kontoplan på er at prøve den på virkelige hændelser:
- en salgsfaktura
- en leverandørfaktura
- en abonnementsbetaling
- en bankafstemning
Hvis du er i tvivl om, hvor posterne hører hjemme, skal strukturen justeres.
Gode næste skridt
Efter den første version bør du gennemgå momskonti i kontoplanen og sikre, at den daglige bogføring faktisk følger strukturen.
Kort fortalt
Byg kontoplanen ud fra virksomhedens behov, ikke ud fra et ønske om maksimal detaljegrad. En enkel og tydelig struktur giver bedre kontrol og færre fejl.
Konti der ofte fortjener egne linjer
Disse eksempler gør det lettere at bygge en detaljeret, men brugbar struktur:
- Rabatter og kreditnotaer i kontoplanen
- Varekøb og vareforbrug i kontoplanen
- Husleje og lokaler i kontoplanen
- Software og abonnementer i kontoplanen
- Rejse- og kørselsudgifter i kontoplanen
- Løn i kontoplanen
- Udgående momskonti i kontoplanen
- Indgående momskonti i kontoplanen
- Afregningskonti for moms i kontoplanen
Omkostningskonti der hurtigt bliver for brede
Disse poster er ofte lettere at styre med tydeligere opdeling:
- Markedsføring og annoncering i kontoplanen
- Rådgivning og honorarer i kontoplanen
- Forsikringer i kontoplanen
- El, varme og forsyning i kontoplanen
- Telefon og internet i kontoplanen
- Kontorartikler og småt udstyr i kontoplanen
- Reparation og vedligeholdelse i kontoplanen
- Leasing i kontoplanen
- Medarbejderudlæg i kontoplanen
- Medarbejderforskud i kontoplanen
Flere konti for provisioner, finansiering og skat
- Salgsprovisioner i kontoplanen
- Provisionsindtægter i kontoplanen
- Licens og royaltyomkostninger i kontoplanen
- Renteindtægter i kontoplanen
- Låneomkostninger i kontoplanen
- Betalingsgateway-gebyrer i kontoplanen
- Selskabsskat i kontoplanen
Flere konti for kundekorrektioner, afhændelser og lønflow
- Skyldige kunderefusioner i kontoplanen
- Udskudt købesum i kontoplanen
- Gevinster ved salg af anlægsaktiver i kontoplanen
- Forsikringskrav i kontoplanen
- Personalegoder i kontoplanen
- Lønafstemningskonti i kontoplanen
Flere periodiserede omkostninger og kundeforpligtelser
- Grunde og bygninger i kontoplanen
- Skyldige revisionshonorarer i kontoplanen
- Skyldige lånerenter i kontoplanen
- Skyldige salgsprovisioner i kontoplanen
- Loyalitetsforpligtelser over for kunder i kontoplanen
Flere periodiserings-, udsættelses- og kundekonti
- Varemodtagelse uden faktura i kontoplanen
- Skyldige honorarer til eksterne konsulenter i kontoplanen
- Skyldige pensionsbidrag i kontoplanen
- Momsudsættelseskonti i kontoplanen
- Udsættelseskonti for told og importafgifter i kontoplanen
- Kunderabatforpligtelser i kontoplanen
- Tilgodehavender fra garantirefusioner i kontoplanen