Tilbagebetalinger til kunder ser enkle ud, men de giver hurtigt rod, hvis de ikke bliver koblet rigtigt til fakturaer, kreditnotaer og bank. For danske virksomheder er det vigtigt, at tilbagebetalingen både kan forklares i kundekartoteket og spores i banken.
Hvad skal være på plads?
- årsagen til tilbagebetalingen er dokumenteret
- kundeposten bliver udlignet rigtigt
- eventuelle kreditnotaer bliver koblet på
- bankbevægelsen kan findes igen senere
Typiske fejl
| Område | Hvad der ofte går galt |
|---|---|
| Kundehistorik | tilbagebetalingen bliver ikke koblet til den oprindelige sag |
| Bank | betalingen kan ikke spores tilbage til debitorposten |
| Regnskab | beløb lander som en løs omkostning i stedet for en korrektion |
En enkel arbejdsgang
- Afklar først, om sagen skal styres gennem Kreditnotaer og fakturarettelser eller gennem en ren tilbagebetaling.
- Brug Kreditstyring og rykkerproces til at sikre, at åbne poster ikke bliver stående som falske restbeløb.
- Kontroller mod Aldersfordelte debitorer, så kundesaldoer ikke ser ældre eller større ud end de er.
- Afstem banken bagefter via Bankafstemning i små virksomheder, så pengestrømmen bliver lukket helt.
Kort fortalt
Tilbagebetalinger virker bedst, når proces og dokumentation hænger sammen. Så undgår virksomheden både forvirrende kundesaldi og svære bankafstemninger.