Una sociedad española que pertenece a un grupo extranjero tiene dos clientes de su cierre. La matriz quiere un reporting en sus normas (NIIF, US GAAP u otras) y en pocos días hábiles. La ley española exige unas cuentas anuales en PGC, formuladas por los administradores de la filial y depositadas en el Registro Mercantil. El trabajo consiste en que las dos versiones salgan de la misma contabilidad y que cualquier diferencia esté explicada.
Dos libros, un solo diario
Lo práctico es llevar el diario en PGC, que es el que tiene valor legal, y obtener el paquete del grupo con un mapeo de cuentas y una lista cerrada de ajustes de homogeneización. Las diferencias más habituales entre ambos mundos son:
| Partida | PGC | Reporting del grupo (ejemplo NIIF) |
|---|---|---|
| Arrendamientos como arrendatario | gasto de alquiler en la 621, salvo arrendamiento financiero | activo por derecho de uso y pasivo por arrendamiento |
| Fondo de comercio | se amortiza (presunción de 10 años) | no se amortiza; test de deterioro |
| Gastos de desarrollo | se pueden activar si cumplen las condiciones | activación obligatoria si se cumplen los criterios |
| Calendario | cierre del ejercicio social | cierre rápido mensual o trimestral |
Cada ajuste debe vivir en una hoja de conciliación entre el patrimonio neto y el resultado en PGC y los del paquete, firmada en cada cierre. Si la matriz modifica el paquete después de enviarlo (por ejemplo, una provisión decidida en la sede), esa decisión tiene que llegar también a la contabilidad local o quedar documentada como diferencia.
Intercompany que cuadre al céntimo
Los saldos con otras sociedades del grupo se registran en cuentas específicas (subgrupos 16, 24, 40 y 43 con subcuentas por empresa, o las de saldos intercompany del plan contable). Antes del cierre:
- Confirma con cada contraparte el saldo a la misma fecha y en la misma moneda.
- Trata las diferencias de corte: una factura que la otra sociedad emitió el 31 de diciembre y que en España aún no se ha recibido se registra como pendiente de recibir.
- Valora los saldos en moneda extranjera al tipo de cierre; la diferencia va a la 668 o a la 768.
- Comprueba que cada refacturación tiene su factura con el IVA correcto. Los servicios de una matriz no establecida en España suelen ser operaciones con inversión del sujeto pasivo.
Las refacturaciones y cargos intercompany son el origen de la mayoría de los descuadres.
Ejemplo de management fee
La matriz alemana factura a la filial 120.000 € anuales por servicios de dirección. En España se registra con inversión del sujeto pasivo:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 623 Servicios de profesionales independientes | 120.000 | |
| 472 IVA soportado | 25.200 | |
| 477 IVA repercutido | 25.200 | |
| 403 Proveedores, empresas del grupo | 120.000 |
Para que el gasto sea deducible en el Impuesto sobre Sociedades, la filial debe poder demostrar que el servicio se prestó y le aporta utilidad (art. 18.5 LIS): contratos, informes, actas o correos que muestren el trabajo real, no solo la factura.
Operaciones vinculadas: documentación y modelo 232
Todas las operaciones con el grupo se valoran a valor de mercado (art. 18 LIS). Eso implica dos obligaciones distintas:
- Documentación: el grupo prepara el archivo maestro cuando su cifra de negocios conjunta alcanza 45 millones de euros, y la filial su archivo local, con contenido simplificado cuando la cifra de negocios de la propia filial no llega a ese importe. Debe estar disponible cuando la AEAT la pida. El detalle está en la guía de operaciones vinculadas y precios de transferencia.
- Declaración informativa (modelo 232): se presenta cuando las operaciones con una misma entidad vinculada superan 250.000 € en el periodo, cuando hay operaciones específicas de más de 100.000 €, o con cualquier importe si intervienen paraísos fiscales. El plazo es el mes siguiente a los diez meses posteriores al cierre, es decir, noviembre si el ejercicio coincide con el año natural.
Si el grupo supera los 750 millones de euros de cifra de negocios consolidada, existe además el informe país por país, y la filial debe saber qué entidad lo presenta.
Plazos que no dependen de la matriz
| Hito | Plazo legal | Norma |
|---|---|---|
| Formulación de cuentas anuales | tres meses desde el cierre | art. 253 LSC |
| Aprobación por la junta (el socio único) | seis meses desde el cierre | art. 164 LSC |
| Depósito en el Registro Mercantil | un mes desde la aprobación | art. 279 LSC |
| Impuesto sobre Sociedades | 25 días naturales siguientes a los seis meses posteriores al cierre | modelo 200 |
Las cuentas las firman todos los administradores de la filial; si alguno reside fuera, hay que prever cómo firmará. Cuando la decisión del socio único la toma la matriz, se recoge en un acta de decisiones del socio. El depósito de cuentas en el Registro Mercantil exige además el informe de auditoría si la filial está obligada a auditarse.
Fallos típicos en una filial
- Cerrar en PGC copiando las cifras del paquete del grupo, con sus criterios.
- Dejar sin factura cargos de la matriz que solo existen como apunte en el sistema del grupo.
- No incluir los saldos y operaciones con el grupo en la nota de partes vinculadas de la memoria.
- Olvidar que el modelo 200 debe recoger el ajuste si alguna operación no se ha valorado a mercado.
Una filial que lleva el mapeo al grupo dentro de su propio software contable puede entregar el paquete y las cuentas en PGC sin dos contabilidades paralelas.