La cuenta 430 Clientes acumula durante el año facturas, cobros, abonos y errores de imputación. Al cierre, el saldo que aparezca en el balance tiene que cumplir una condición sencilla: cada euro corresponde a una factura emitida, pendiente de cobro y que razonablemente se cobrará. El trabajo de cierre consiste en llegar a eso partida a partida.
Paso 1: listado por antigüedad
Saca el listado de partidas abiertas de cada cliente a 31 de diciembre, ordenado por fecha de vencimiento. Agrúpalo en tramos (no vencido, hasta 90 días, de 90 días a seis meses, más de seis meses) y marca lo que no encaje con la realidad: facturas cobradas que siguen abiertas, cobros sin aplicar, abonos sin cruzar. La revisión de antigüedad de clientes explica cómo montar ese informe.
Antes de dudar de la solvencia de nadie, conviene limpiar: muchos saldos vencidos son en realidad cobros que entraron por banco y se contabilizaron contra la cuenta equivocada o contra una cuenta puente.
Paso 2: saldos acreedores
Un cliente con saldo acreedor no debe dinero, se le debe. Las causas habituales son tres, y cada una se trata distinto:
| Causa | Qué hacer |
|---|---|
| Pago duplicado o superior a la factura | reclasificar al pasivo (por ejemplo, 438 o una cuenta de acreedores) y decidir si se devuelve |
| Abono emitido sin cruzar con la factura | aplicar el abono a la factura correspondiente |
| Cobro anticipado sin factura | emitir la factura del anticipo y llevarlo a la 438 |
En el balance, los saldos acreedores de clientes no pueden restarse de los deudores: figuran en el pasivo. Los que llevan años sin moverse tienen su propio tratamiento en saldos acreedores antiguos de clientes.
Paso 3: anticipos en la 438
Cuando un cliente paga antes de recibir el bien o el servicio, el IVA se devenga en el momento del cobro (art. 75.Dos de la Ley del IVA), así que hay que emitir factura del anticipo. Un cobro de 1.210 € a cuenta de un pedido de enero se registra:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 572 Bancos | 1.210 | |
| 438 Anticipos de clientes | 1.000 | |
| 477 IVA repercutido | 210 |
Al cierre, revisa que cada saldo de la 438 corresponde a una entrega todavía pendiente. Si la entrega ya se hizo en diciembre, falta la factura final y la aplicación del anticipo. El proceso completo está en facturación de anticipos de clientes.
Paso 4: deterioro de créditos dudosos
Los créditos con riesgo de impago se reclasifican a la 436 Clientes de dudoso cobro y se dota el deterioro por el importe que no se espera recuperar. Ejemplo: una factura de 2.420 € (2.000 € más IVA) venció hace ocho meses y el cliente no responde a las reclamaciones.
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 436 Clientes de dudoso cobro | 2.420 | |
| 430 Clientes | 2.420 | |
| 694 Pérdidas por deterioro de créditos por operaciones comerciales | 2.420 | |
| 490 Deterioro de valor de créditos por operaciones comerciales | 2.420 |
Si la empresa va a recuperar el IVA rectificando la base imponible por impago, la pérdida real se limita a los 2.000 € de base y el deterioro se ajusta cuando se emite la factura rectificativa. Los requisitos y plazos de esa rectificación están en rectificar el IVA de facturas incobrables; son estrictos y se pierden si se dejan pasar.
Fiscalmente, el deterioro es deducible en el Impuesto sobre Sociedades cuando, al devengo del impuesto, han pasado seis meses desde el vencimiento, el deudor está en concurso, está procesado por alzamiento de bienes o la deuda se ha reclamado judicialmente (art. 13.1 LIS). No lo es si el deudor es una entidad pública o una empresa vinculada (salvo excepciones), ni si se calcula como estimación global. Las empresas de reducida dimensión sí pueden deducir una dotación global de hasta el 1 % de los deudores al cierre (art. 104 LIS).
Cuando el crédito se da por perdido definitivamente, se cancela con la 650 Pérdidas de créditos comerciales incobrables y se aplica el deterioro dotado. Más casos en deterioro y baja de créditos incobrables.
Paso 5: confirmar saldos con terceros
Para los clientes más importantes, envía una carta de confirmación de saldo a fecha de cierre pidiendo que respondan directamente con su conformidad o con su detalle de partidas. Las diferencias más frecuentes son facturas que el cliente aún no ha registrado, abonos que espera y pagos en tránsito. Si te auditan, el auditor hará su propia circularización, pero llegar con los saldos ya confirmados acorta mucho ese trabajo.
Qué debe quedar en el dossier
- Listado de antigüedad a 31 de diciembre cuadrado con el mayor de la 430.
- Explicación de cada saldo acreedor y de cada partida de más de seis meses.
- Cálculo del deterioro, cliente a cliente, con la evidencia de las reclamaciones.
- Detalle de la 438 con la entrega pendiente de cada anticipo.
- Respuestas a las confirmaciones y conciliación de diferencias.
Un programa que cruza cobros bancarios con facturas emitidas durante el año reduce esta lista a las excepciones.