El auditor no prepara las cuentas: las revisa. Todo lo que necesita para revisarlas lo tiene que aportar la empresa, y la mayor parte del tiempo (y de los honorarios) de una auditoría se va en esperar y pedir documentación. Una sociedad que entrega al empezar el trabajo un paquete completo, con cada cifra conciliada y documentada, acorta la auditoría y evita salvedades por falta de evidencia.
¿Estás obligado a auditarte?
Una sociedad de capital debe auditar sus cuentas salvo que, durante dos ejercicios consecutivos, a la fecha de cierre de cada uno, no supere al menos dos de estos tres límites (art. 263 LSC):
| Criterio | Límite |
|---|---|
| Total activo | 2.850.000 € |
| Importe neto de la cifra de negocios | 5.700.000 € |
| Número medio de trabajadores | 50 |
En el primer ejercicio basta con cumplir dos de los tres al cierre. La obligación nace también, con independencia del tamaño, por otras vías:
- según el reglamento de la Ley de Auditoría, cuando en el ejercicio la sociedad recibe subvenciones o ayudas públicas por más de 600.000 €, o contrata con el sector público por más de 600.000 € y ese importe supera el 50 % de su cifra de negocios;
- cuando socios que representan al menos el 5 % del capital la solicitan al Registro Mercantil dentro de los tres meses siguientes al cierre (art. 265.2 LSC);
- cuando la exigen los estatutos, un contrato de financiación o un inversor.
El auditor debe estar nombrado antes de que termine el ejercicio que va a auditar.
La lista PBC
El auditor envía una lista de documentos preparados por el cliente (PBC, del inglés prepared by client). Su contenido varía, pero una pyme debería tener preparados como mínimo:
- Balance de sumas y saldos definitivo y mapeo de cada cuenta al epígrafe de las cuentas anuales.
- Conciliaciones bancarias de todas las cuentas a fecha de cierre, con las partidas pendientes explicadas. Ver la conciliación bancaria para pymes.
- Clientes y proveedores: listados de partidas abiertas por antigüedad, cuadrados con el mayor, y cálculo del deterioro.
- Existencias: hojas de recuento firmadas, valoración y cálculo de deterioro.
- Inmovilizado: cuadro de altas, bajas y amortizaciones, con las facturas de las altas del año.
- Financiación: cuadros de préstamos, leasing y pólizas, conciliados con los certificados bancarios.
- Impuestos: modelos presentados del año (303, 390, 111, 115, 190, 200 del año anterior), conciliación del IVA con la contabilidad y cálculo del Impuesto sobre Sociedades.
- Personal: resumen anual de nóminas y Seguridad Social, conciliado con las cuentas 640, 642 y 476.
- Periodificaciones y provisiones: cálculo de cada una con su soporte.
- Actas de junta y consejo, contratos significativos y escrituras del año.
Los honorarios de la auditoría del ejercicio se devengan en ese ejercicio aunque se facturen después; ver honorarios de auditoría devengados.
Confirmaciones de terceros
El auditor pide confirmación directa a bancos, abogados, una muestra de clientes y proveedores y, a veces, a empresas del grupo. La empresa firma las cartas y el auditor las envía y recibe. Para que no se retrase:
- prepara la lista de entidades con datos de contacto actualizados antes del cierre;
- avisa a los bancos de que llegará la solicitud;
- revisa los saldos de clientes y proveedores antes, para que las respuestas no traigan diferencias que no sabes explicar.
Trazabilidad documental: de las cuentas anuales al documento
Cualquier cifra de las cuentas anuales tiene que poder seguirse hacia atrás sin interrupciones. La cadena es:
| Nivel | Qué contiene | Qué comprobar |
|---|---|---|
| Cuentas anuales | epígrafes del balance y la cuenta de resultados | que cada epígrafe suma las cuentas mapeadas |
| Balance de sumas y saldos | saldo de cada cuenta y subcuenta | que coincide con el libro mayor |
| Libro mayor | movimientos de cada cuenta | que cada movimiento procede de un asiento numerado |
| Libro diario | asiento con fecha, concepto y contrapartida | que el asiento referencia un documento |
| Documento soporte | factura, extracto, contrato, nómina, cálculo | que está archivado y se localiza por esa referencia |
Ejemplo: el balance muestra 184.300 € en «Clientes por ventas y prestaciones de servicios». El auditor debe poder ver que es la suma de la 430 y la 436 menos la 490, abrir el mayor de un cliente, elegir una factura de 4.840 €, ir al asiento de venta y desde él a la factura emitida, con su registro de facturación, y al cobro en el extracto bancario de enero.
La cadena se rompe en sitios previsibles: asientos manuales sin documento, ajustes de cierre sin cálculo archivado, facturas guardadas solo en el correo de alguien, o cambios de programa contable que dejan los años anteriores sin detalle. El libro diario debe estar además legalizado en el Registro Mercantil (ver Registro Mercantil y libro diario) y los soportes se conservan seis años según el Código de Comercio, sin perjuicio del plazo de cuatro años de la LGT para los efectos fiscales. La guía de control de soportes para auditoría explica cómo organizar el archivo para que esta búsqueda sea inmediata.
Lo que más retrasa una auditoría
- Entregar el sumas y saldos y seguir registrando ajustes después.
- Conciliaciones bancarias con partidas antiguas sin explicar.
- Saldos con empresas vinculadas que no cuadran con la otra parte.
- Ausencia de cálculo escrito de provisiones y deterioros.
- Documentos que solo una persona sabe dónde están.
Archivar cada documento junto a su asiento desde el primer día es la forma más directa de que la trazabilidad no dependa de la memoria de nadie; si estás eligiendo programa, puedes consultar los precios de Nexbal.