El principio de devengo obliga a imputar gastos e ingresos al ejercicio en que se producen, no al de la factura ni al del cobro o el pago. Durante el año, muchas empresas registran por factura y lo dejan así; al cierre hay que corregirlo para las partidas que cruzan el 31 de diciembre. Fiscalmente, el Impuesto sobre Sociedades sigue en general el mismo criterio (art. 11 LIS), así que un error de periodificación es también un error en la base imponible.
Cuatro situaciones, cuatro cuentas
| Situación | Ejemplo | Cuenta al cierre |
|---|---|---|
| Pagado este año, gasto del siguiente | seguro anual pagado en octubre | 480 Gastos anticipados |
| Cobrado este año, ingreso del siguiente | cuota anual de mantenimiento facturada en noviembre | 485 Ingresos anticipados |
| Gasto de este año sin factura todavía | electricidad de diciembre facturada en enero | 4109 Acreedores, facturas pendientes de recibir |
| Ingreso de este año sin facturar todavía | servicio de diciembre facturado en enero | 4309 Clientes, facturas pendientes de formalizar |
Para intereses, el PGC tiene cuentas propias: la 567 para intereses pagados por anticipado, la 568 para los cobrados por anticipado y las 527 y 528 para intereses devengados y no pagados.
Ejemplo 1: un seguro que cruza el año
El 1 de octubre se paga una póliza anual de responsabilidad civil de 3.600 €, que cubre hasta el 30 de septiembre siguiente. Se registró entera en la 625. Al cierre, nueve meses (2.700 €) pertenecen al año siguiente:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 480 Gastos anticipados | 2.700 | |
| 625 Primas de seguros | 2.700 |
El 1 de enero se revierte el asiento y el gasto entra en el ejercicio al que corresponde. El mismo cálculo sirve para alquileres pagados por adelantado o suscripciones de software anuales. Las primas de seguros tienen sus particularidades en seguros en el plan contable.
Ejemplo 2: un ingreso cobrado por adelantado
Una empresa de software factura el 1 de noviembre una licencia anual de 12.000 € más IVA. El IVA se devenga con la factura y no se toca, pero de la base solo dos meses (2.000 €) son ingreso de este año:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 705 Prestaciones de servicios | 10.000 | |
| 485 Ingresos anticipados | 10.000 |
Los 10.000 € pasan a ingreso a lo largo del año siguiente, a razón de 1.000 € al mes si se cierra mensualmente. La guía de ingresos diferidos y reconocimiento de ingresos cubre contratos más complejos, con varias obligaciones o hitos.
Ejemplo 3: gastos sin factura
La asesoría factura el trimestre en enero: 1.800 € más IVA por octubre, noviembre y diciembre. El gasto es del año que se cierra:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 623 Servicios de profesionales independientes | 1.800 | |
| 4109 Acreedores, facturas pendientes de recibir | 1.800 |
Sin IVA, porque todavía no hay factura que permita deducirlo. Cuando llegue en enero, se cancela la 4109 contra la 410 y se registra el IVA soportado. Lo mismo vale para suministros, transportes o comisiones de diciembre. Los suministros devengados son el caso más frecuente.
Ejemplo 4: un préstamo con cuota trimestral
Un préstamo paga intereses el 31 de enero por el trimestre noviembre-enero, unos 900 €. Dos tercios (600 €) se han devengado a 31 de diciembre:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 662 Intereses de deudas | 600 | |
| 527 Intereses a corto plazo de deudas con entidades de crédito | 600 |
Cómo revisarlas sin olvidar ninguna
- Repasa el mayor de gastos de los últimos meses: seguros, alquileres, licencias, cuotas, publicidad pagada para campañas del año siguiente. Cualquier importe anual o semestral es candidato.
- Repasa la facturación de octubre a diciembre: cuotas, mantenimientos, cursos o proyectos facturados por adelantado.
- Revisa las facturas recibidas en enero y febrero: las que corresponden a servicios de diciembre van a la 4109.
- Revisa las entregas y servicios de diciembre no facturados: van a la 4309.
- Comprueba que se han revertido las periodificaciones del año anterior. Si la 480 tiene el mismo saldo que hace un año, probablemente no se ha revertido.
No hace falta periodificar todo: los gastos recurrentes y de importe parecido cada mes (un teléfono, una cuota mensual) se compensan año a año y no alteran la imagen fiel. Lo que sí hay que hacer es aplicar el criterio de forma constante. La guía general de periodificaciones contables para pymes desarrolla ese criterio de importancia relativa.
Programar como asientos recurrentes las periodificaciones de contratos anuales, en el programa de contabilidad que uses, evita tener que reconstruirlas en diciembre.