Los servicios exteriores son los servicios de naturaleza diversa que la empresa adquiere a terceros y que no forman parte del precio de compra de las existencias ni del inmovilizado. En el PGC y en el PGC de Pymes ocupan el subgrupo 62, con la misma numeración en ambos planes. Para la mayoría de pymes de servicios es, después del personal, el bloque de gasto más grande de la cuenta de resultados.
Mapa del subgrupo 62
| Cuenta | Qué se registra | Aviso frecuente |
|---|---|---|
| 620 Gastos en investigación y desarrollo del ejercicio | I+D encargada a terceros que no se activa | si cumple las condiciones para activarse, va al inmovilizado intangible |
| 621 Arrendamientos y cánones | alquileres operativos de locales, maquinaria o vehículos; cánones por uso de marcas o patentes | el alquiler de local urbano lleva retención del 19 % |
| 622 Reparaciones y conservación | mantenimiento de los bienes del grupo 2 | una mejora que amplía capacidad o vida útil se activa |
| 623 Servicios de profesionales independientes | abogados, asesores, auditores, notarios, agentes mediadores | retención si factura una persona física profesional |
| 624 Transportes | portes de ventas y otros transportes contratados | los portes de compras forman parte del coste de lo comprado |
| 625 Primas de seguros | seguros de locales, responsabilidad civil, vehículos | los seguros del personal van al subgrupo 64 |
| 626 Servicios bancarios y similares | comisiones bancarias que no son gasto financiero | los intereses van a la 662 |
| 627 Publicidad, propaganda y relaciones públicas | anuncios, campañas, ferias, obsequios a clientes | la publicidad de proveedores de la UE lleva inversión del sujeto pasivo |
| 628 Suministros | electricidad y abastecimientos no almacenables | los combustibles almacenables son aprovisionamientos |
| 629 Otros servicios | viajes del personal, gastos de oficina, software en suscripción, limpieza, mensajería | no es un cajón de sastre para lo que no se sabe clasificar |
El alquiler de locales y su retención se explican en alquileres y locales en el plan contable, y las comisiones de banco en intereses y comisiones bancarias.
Honorarios de profesionales
La 623 recoge lo que se paga a profesionales por servicios prestados a la empresa: economistas, abogados, auditores, notarios, consultores, diseñadores o traductores, además de las comisiones de agentes mediadores independientes. Si quien presta el servicio es un empleado, el gasto es de personal (640), y si es una empresa de limpieza o de seguridad, encaja mejor en la 629.
Cuando factura una persona física por una actividad profesional, la empresa retiene el 15 % (o el 7 % en los primeros años de actividad, si se lo comunica) y lo ingresa con el modelo 111. Ejemplo: la asesoría fiscal de un autónomo factura 300 € más IVA.
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 623 Servicios de profesionales independientes | 300,00 | |
| 472 HP, IVA soportado | 63,00 | |
| 4751 HP acreedora por retenciones practicadas | 45,00 | |
| 410 Acreedores por prestaciones de servicios | 318,00 |
Si la asesoría es una sociedad, no hay retención y el acreedor recibe 363 €. El error más común es registrar el total sin separar la retención, con lo que el 111 no cuadra con la 4751. Los riesgos de trabajar con autónomos de forma continuada se tratan en pagos a colaboradores freelance.
Publicidad y marketing
La 627 incluye anuncios en medios y buscadores, campañas en redes sociales, agencias de marketing, catálogos, patrocinios, ferias y relaciones públicas, incluidos los obsequios a clientes. Dos puntos fiscales:
- Muchas plataformas publicitarias facturan desde otro Estado miembro. En ese caso la empresa española aplica la inversión del sujeto pasivo: registra el IVA a la vez como soportado (472) y repercutido (477), y lo declara en el 303. El procedimiento está en IVA en servicios digitales recibidos.
- Los regalos y atenciones a clientes no permiten deducir el IVA soportado (artículo 96 de la Ley del IVA) y en el Impuesto sobre Sociedades son deducibles con el límite del 1 % del importe neto de la cifra de negocios del periodo (artículo 15.e de la LIS).
Lleva en subcuentas separadas la publicidad propiamente dicha y las atenciones a clientes: así el límite fiscal y el IVA no deducible se calculan sin revisar factura por factura.
Reparaciones y mantenimiento
La 622 recoge el sostenimiento de los bienes del inmovilizado material: revisiones de maquinaria, reparación de un equipo informático, pintura del local, contratos de mantenimiento de ascensores o climatización. El criterio que separa gasto de inversión está en la norma de registro y valoración del inmovilizado material: los costes de ampliación, modernización o mejora se suman al valor del bien cuando aumentan su capacidad, su productividad o su vida útil.
| Factura | Tratamiento |
|---|---|
| Cambio de una pieza averiada de la furgoneta | 622 |
| Revisión anual de la caldera | 622 |
| Sustitución de la climatización por un equipo de mayor capacidad | inmovilizado (215 Otras instalaciones) |
| Reforma integral del local alquilado para adaptarlo a la actividad | inmovilizado, amortizable en el plazo del alquiler si es menor que su vida útil |
El PGC no permite dotar provisiones para reparaciones futuras: las grandes revisiones periódicas se tratan como un componente del activo que se amortiza hasta la siguiente revisión. Más detalle en inmovilizado en el plan contable.
Seguros
La 625 recoge las primas de seguros de la empresa, salvo las del personal y las de naturaleza financiera. El seguro de vida o de salud de los empleados es un gasto de personal (649 u otras cuentas del subgrupo 64) y, para el trabajador, puede ser retribución en especie.
Las primas de seguros están exentas de IVA, pero llevan el Impuesto sobre las Primas de Seguros, que forma parte del gasto. Como suelen pagarse por anualidades, hay que periodificar: si el 1 de julio se paga una póliza anual de responsabilidad civil de 1.800 €, a 31 de diciembre la mitad corresponde al año siguiente.
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 480 Gastos anticipados | 900,00 | |
| 625 Primas de seguros | 900,00 |
Las indemnizaciones que paga la aseguradora tras un siniestro no se restan de la 625: son un ingreso, normalmente en la 778 Ingresos excepcionales cuando compensan un siniestro, y la pérdida del bien dañado se registra aparte.
Suministros
La 628 recoge la electricidad y los demás abastecimientos que no son almacenables: agua, gas canalizado y, en la práctica de muchas empresas, teléfono e internet, que otras llevan a la 629. Elige una y mantenla. Los combustibles almacenables son, en rigor, aprovisionamientos (602), aunque muchas pymes registran el carburante de sus vehículos en la 628.
Dos cuestiones se repiten al cierre. Las facturas de luz y agua suelen llegar con retraso, así que el consumo de diciembre facturado en enero se registra como gasto devengado, como explica la sección de gastos devengados sin factura. Y en los suministros de uso mixto, como la línea móvil que el trabajador usa también en casa o la vivienda donde un autónomo tiene su despacho, solo es deducible la parte afecta a la actividad, tanto en IVA como en el impuesto directo.
Material de oficina y pequeño equipamiento
El material de oficina que se consume en el periodo (papel, tóner, sobres, pequeño material) es un gasto de oficina de la 629. Si la empresa compra en grandes cantidades y guarda existencias significativas, el PGC prevé la cuenta 328 Material de oficina dentro de otros aprovisionamientos, con su compra en la 602 y su regularización al cierre.
El pequeño equipamiento plantea otra decisión: un monitor, una silla o una impresora duran más de un año, así que en principio son inmovilizado (217 Equipos para procesos de información, 216 Mobiliario). El PGC no fija un umbral, pero la importancia relativa permite llevar a gasto elementos de escaso valor si la empresa aplica un criterio constante. En el Impuesto sobre Sociedades, el artículo 12.3.e de la LIS permite amortizar libremente los elementos nuevos de valor unitario no superior a 300 €, hasta 25.000 € por periodo; si contablemente se activan, esa libertad fiscal genera una diferencia temporaria.
Las suscripciones de software, que muchas empresas confunden con material de oficina, tienen su tratamiento propio en software y suscripciones en el plan contable, y los desplazamientos del personal en gastos de viaje en el plan contable.