Cada mes la empresa recibe de la Tesorería General de la Seguridad Social, a través del Sistema de Liquidación Directa y SILTRA, dos documentos: la Relación Nominal de Trabajadores (RNT), con la base y la cuota de cada persona, y el Recibo de Liquidación de Cotizaciones (RLC), con el total que se va a cargar. La TGSS calcula las cuotas con los datos de afiliación que tiene; la empresa calcula las nóminas con los datos del programa de nóminas. Conciliar consiste en comprobar que ambos cálculos llegan al mismo número y que la contabilidad lo refleja.
Las cuatro cifras que deben coincidir
| Fuente | Qué aporta |
|---|---|
| Resumen mensual de nóminas | cuota obrera y cuota patronal calculadas por el programa |
| Cuenta 476 en contabilidad | lo que la empresa cree deber a la Seguridad Social |
| RLC del mes | lo que la TGSS va a cobrar, ya descontadas bonificaciones y pago delegado |
| Extracto bancario | lo que realmente se cargó, normalmente el último día hábil del mes siguiente |
Cuando la cuota obrera más la patronal, menos bonificaciones y menos prestaciones en pago delegado, coincide con el RLC y con el cargo, el mes está cerrado. Si no, se busca la diferencia antes de confirmar la liquidación, no después del cargo.
Cuadre en cinco pasos
- Compara bases, no solo cuotas. La RNT trae la base de contingencias comunes de cada trabajador. Si una base no coincide con la del programa de nóminas, la cuota tampoco coincidirá.
- Comprueba altas y bajas. Una alta comunicada tarde o una baja que no llegó a la TGSS genera días cotizados de más o de menos.
- Separa los conceptos que restan. Las bonificaciones de cuotas y la IT en pago delegado aparecen como deducciones en el RLC; en contabilidad están en la 740 y en la 471.
- Cuadra la 476 contra el RLC. El haber del mes (cuotas obrera y patronal) menos lo que se compensa debe ser igual al importe del recibo.
- Concilia el cargo bancario. El asiento del pago cancela la 476 y la 471; lo que quede en esas cuentas tiene que tener explicación.
Diferencias habituales y de dónde vienen
| Síntoma | Causa probable | Qué hacer |
|---|---|---|
| RLC menor que la suma de cuotas | pago delegado de IT o bonificación no registrados | cargar la 471 o abonar la 740 |
| RLC mayor en un trabajador | base de cotización con horas extra, atrasos o un concepto cotizable olvidado | revisar los conceptos cotizables en la nómina |
| Diferencia de céntimos | redondeos por trabajador | ajustar contra la 642 y no arrastrarla |
| Trabajador en la RNT sin nómina | baja no comunicada a tiempo | comunicar la baja y pedir la rectificación |
| Liquidación complementaria | atrasos de convenio o corrección de meses anteriores | registrarla en su mes de devengo o como corrección, según su importe |
Los atrasos de convenio merecen atención aparte: se liquidan en una liquidación complementaria con plazo propio y su coste corresponde a los meses a los que se refieren. Si son significativos y afectan a un ejercicio ya cerrado, trátalos como corrección y no como gasto del mes en que se pagan.
Ejemplo de cuadre de un mes
En marzo, el resumen de nóminas de una SL indica una cuota obrera de 1.150 € y una patronal de 5.200 €. La 476 recoge 6.350 € en el haber. El RLC llega por 6.020 €. La diferencia de 330 € se descompone así:
- 210 € de prestación de IT en pago delegado de un trabajador de baja;
- 120 € de bonificación por un contrato incentivado.
Ambos importes ya estaban en la nómina, pero la bonificación no se había contabilizado. Tras registrar 120 € en la 740 contra la 476, la cuenta 476 queda en 6.230 € y la 471 en 210 €. El cargo del 30 de abril, de 6.020 €, se registra así:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores | 6.230,00 | |
| 471 Organismos de la Seguridad Social, deudores | 210,00 | |
| 572 Bancos | 6.020,00 |
El funcionamiento del pago delegado que explica los 210 € se detalla en bajas médicas y coste laboral.
Qué debe quedar en la 476 al cierre
Como las cuotas de un mes se pagan en el mes siguiente, la 476 tiene siempre, a fin de mes, el saldo de una sola liquidación: la del mes que acaba de terminar. Un saldo mayor indica liquidaciones sin pagar o asientos de pago que no se han registrado; uno menor, cuotas no devengadas. Revisar ese saldo forma parte de la conciliación de cuentas de balance de cada cierre.
Un impago o un pago fuera de plazo genera recargos e impide obtener el certificado de estar al corriente, del que dependen bonificaciones y contratos públicos. Por eso la conciliación debe hacerse cuando llega el borrador de la liquidación, con margen para corregir.
Encaje con el resto del cierre de nóminas
El cuadre de seguros sociales es una de las piezas de la revisión mensual de nóminas: la otra gran pieza es la de retenciones y netos, que se trata en la conciliación de nóminas antes de presentar. Las cuentas implicadas y el orden de los asientos están en el asiento contable de la nómina. Cuando el banco y la contabilidad están en el mismo programa, el cargo de la TGSS se puede casar con la 476 en cuanto entra el extracto.