Una tienda online vende 40 pedidos en una semana y recibe en el banco un único ingreso con un importe que no coincide con ninguna factura. La razón es que la pasarela de pago cobra a los clientes, descuenta sus comisiones, retiene a veces una parte y liquida el neto días después, agrupado. Si se contabiliza el ingreso del banco como venta, se pierden las comisiones, el IVA no cuadra con las facturas y las devoluciones quedan sin rastro.
La regla básica: bruto, comisión y liquidación por separado
Cada venta cobrada por pasarela genera tres hechos contables distintos:
- La venta, por el importe total de la factura, IVA incluido.
- La comisión que se queda la pasarela.
- La liquidación (el «payout»), que es el traspaso del saldo neto a tu cuenta bancaria.
Para enlazarlos se usa una cuenta puente por pasarela, que funciona como si fuera una cuenta bancaria más: una subcuenta de la 572 o una cuenta de tesorería propia, por ejemplo «572 Stripe» o «572 PayPal». Su saldo debe coincidir en todo momento con el saldo disponible en el panel de la pasarela.
Ejemplo con Stripe
Una SL de cosmética vende en una semana tres pedidos por un total de 1.210 € (1.000 € de base y 210 € de IVA). Stripe cobra 25 € de comisiones y, días después, ingresa 1.185 € en el banco.
Ventas, con sus facturas:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 430 Clientes | 1.210,00 | |
| 700 Ventas de mercaderías | 1.000,00 | |
| 477 Hacienda Pública, IVA repercutido | 210,00 |
Cobro a través de la pasarela:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 572 Stripe (cuenta puente) | 1.210,00 | |
| 430 Clientes | 1.210,00 |
Comisiones del periodo:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 626 Servicios bancarios y similares | 25,00 | |
| 572 Stripe (cuenta puente) | 25,00 |
Liquidación al banco:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 572 Banco | 1.185,00 | |
| 572 Stripe (cuenta puente) | 1.185,00 |
La cuenta puente queda a cero y el banco muestra exactamente lo que se ingresó. Si las ventas son a consumidores con facturas simplificadas, el primer y el segundo asiento pueden fundirse en uno contra la cuenta puente, sin pasar por la 430.
Las comisiones de cobro van a la 626, porque el PGC reserva la 669 para gastos de naturaleza financiera, como el coste de un cobro anticipado o de un aplazamiento. El detalle está en comisiones de pasarela de pago en el plan contable. Pide cada mes la factura de comisiones de la pasarela: si el proveedor está establecido en otro país, revisa con tu asesor cómo declarar ese servicio en el IVA.
Devoluciones, contracargos y reservas
- Devolución a un cliente: se emite una factura rectificativa y la pasarela descuenta el importe de su saldo. Asiento contra la cuenta puente, no contra el banco.
- Contracargo: el banco del cliente anula el cobro. La pasarela retira el importe y suele cobrar una comisión adicional. Se reabre el saldo del cliente o se registra la pérdida si la disputa se pierde, como se explica en retrocesiones y disputas de tarjeta.
- Reserva: algunas pasarelas retienen un porcentaje de las ventas durante un tiempo. Ese dinero sigue siendo tuyo, pero no está disponible; conviene separarlo en otra subcuenta para que la puente cuadre con el saldo disponible. Ver reservas de pasarelas de pago.
PayPal: el saldo que no se mueve
Con PayPal es habitual dejar dinero en la cuenta y pagar desde ella a proveedores. Eso convierte a PayPal en una auténtica cuenta de tesorería, con cobros, pagos y comisiones. Si además hay saldos en dólares o libras, cada conversión genera diferencias de cambio en la 668 o la 768. La solución es tratarla igual que un banco: importar su extracto mensual y conciliarlo.
Redsys y el TPV del banco
Con el TPV virtual de un banco español (Redsys), el banco liquida directamente en tu cuenta. Según el contrato, puede ingresar el importe bruto y cargar las comisiones a fin de mes en un solo apunte, o ingresar ya el neto. En el primer caso la puente es casi innecesaria; en el segundo, sí hace falta para no perder la comisión. Revisa una liquidación real antes de configurar la regla de conciliación.
Cierre mensual de cada pasarela
- Descargar el informe de saldos y movimientos de la pasarela del mes.
- Comprobar que el bruto cobrado coincide con las facturas emitidas por ese canal.
- Contabilizar comisiones con la factura de la pasarela.
- Casar cada liquidación con el ingreso en el banco.
- Verificar que el saldo de la cuenta puente es igual al saldo pendiente de liquidar más la reserva.
Si vendes también en marketplaces, la lógica es parecida pero con más conceptos; está explicada en contabilidad de ecommerce. Para no repetir estos asientos a mano cada semana, merece la pena que el programa contable importe los informes de la pasarela.