En el sistema VERI*FACTU no existe una homologación previa de programas por parte de la AEAT. En su lugar, cada productor de un sistema informático de facturación debe firmar una declaración responsable en la que afirma que su programa cumple el Reglamento (Real Decreto 1007/2023) y sus especificaciones técnicas. Es un documento corto, pero es la primera prueba de diligencia que tiene una empresa usuaria.
Quién la emite y dónde está
- La emite el productor del programa, no el distribuidor ni la asesoría que lo instala.
- Debe constar dentro del propio sistema, accesible para el usuario en cada versión, y también por escrito en el contrato o la documentación cuando el programa se comercializa.
- Cada versión relevante del programa tiene su declaración. Una actualización importante puede venir con una nueva.
Si una empresa desarrolla su propio programa de facturación, a efectos del reglamento es productora y debe emitir su declaración.
Qué debe contener
La orden técnica fija el contenido mínimo. Lo que el usuario debe localizar en ella:
| Elemento | Por qué te interesa |
|---|---|
| Nombre y versión del sistema | que coincida con lo que tienes instalado |
| Identificación del productor (NIF, razón social) | saber quién responde |
| Modalidades que soporta | si solo ofrece VERIFACTU, no podrás usar NO VERIFACTU |
| Si permite uso multiusuario o multiempresa | relevante para grupos y asesorías |
| Componentes y tipos de firma usados | útil para NO VERI*FACTU |
| Fecha y lugar de suscripción | para archivar la versión correcta |
Qué no garantiza
La declaración responsable no convierte cualquier uso del programa en conforme. Si la empresa factura también con una hoja de cálculo, un segundo programa o un módulo antiguo, esas herramientas necesitan su propio cumplimiento. Y si el usuario manipula la base de datos o desactiva funciones, la responsabilidad es suya. La sanción del artículo 201 bis de la Ley General Tributaria alcanza tanto al productor que declara en falso como al usuario que tiene un sistema no conforme.
Cómo archivarla
- Descarga o captura la declaración de cada programa que emite facturas o tickets.
- Guárdala junto con la versión instalada y la fecha de instalación.
- Repite el paso con cada actualización mayor.
- Incluye el documento en el expediente de adaptación que propone el calendario de VERI*FACTU.
Preguntas al proveedor de software
La declaración dice qué cumple el programa, pero no cómo encaja en tu empresa. Antes de firmar o renovar, conviene preguntar por escrito:
- ¿Qué modalidades ofrecéis y puedo cambiar de una a otra? Y con qué limitaciones dentro del año.
- ¿Qué pasa con mis facturas antiguas? Si migras desde otro programa, quién conserva los registros anteriores y cómo los consulto.
- ¿Cómo gestionáis los envíos fallidos a la AEAT? Reintentos, avisos al usuario y qué hacer si la sede no responde.
- ¿Las facturas simplificadas, rectificativas y anulaciones están cubiertas? Algunas soluciones básicas no cubren todos los tipos.
- ¿Qué integraciones emiten facturas por su cuenta? Tiendas online, TPV, apps de reservas: cada una puede ser un sistema distinto.
- ¿Cómo exporto los registros y, en su caso, el registro de eventos? Formato y plazo.
- ¿Quién soporta el coste de adaptaciones normativas futuras? Útil con un calendario que ya ha cambiado varias veces.
Guarda las respuestas con la declaración. Si un proveedor no contesta con claridad a las preguntas 1, 3 y 5, plantéate alternativas con tiempo: la guía de preparar el software para VERI*FACTU explica cómo organizar la selección y el cambio.