Adaptarse a VERI*FACTU suele presentarse como “actualizar el programa”. En la práctica, el trabajo empieza antes: averiguar cuántas herramientas emiten facturas en tu empresa. Casi siempre son más de las que cree la dirección.
Paso 1: inventario de todo lo que factura
Recorre la empresa con esta lista y apunta cada herramienta:
- Programa de facturación o ERP principal.
- TPV de cada tienda o local.
- Tienda online y sus plugins de facturas.
- Apps de reservas o suscripciones que generan facturas por su cuenta.
- Hojas de cálculo o plantillas de Word usadas “solo para abonos” o “solo para clientes especiales”.
- Módulos de facturación de software sectorial (gestión de talleres, clínicas, academias).
Cada una que emita facturas es un sistema informático de facturación y necesita cumplir el reglamento, o dejar de usarse para facturar. Las plantillas de ofimática no generan registros encadenados, así que no sirven.
Paso 2: decidir qué se queda
Con el inventario, decide si concentras la facturación en un solo sistema o mantienes varios adaptados. Menos sistemas significan menos declaraciones responsables que archivar, menos series y menos conciliaciones. Para cada sistema que se quede, pide al productor su declaración responsable.
Paso 3: configurar
| Ajuste | Qué revisar |
|---|---|
| Modalidad | VERIFACTU o NO VERIFACTU, según la comparativa de modalidades |
| Certificado electrónico | para enviar registros o firmar, y quién lo custodia |
| Series | una por tipo de documento y punto de emisión |
| Usuarios y permisos | quién emite, quién rectifica, quién anula |
| Datos de clientes y artículos | NIF, tipos de IVA, causas de exención |
| Plantillas | QR, leyenda, datos obligatorios |
Paso 4: probar y arrancar
Antes de facturar de verdad, prueba todos los tipos de documento. El plan de pruebas de VERI*FACTU propone los casos mínimos. Elige una fecha de arranque que coincida con el inicio de un mes y comunica a contabilidad la primera factura emitida con el nuevo sistema.
Cambiar de programa de facturación
Muchas empresas aprovechan la adaptación para cambiar de programa. Es buena idea, pero exige cuidar la transición:
- Cierra el sistema antiguo en una fecha clara. La última factura emitida allí y la primera del nuevo deben quedar documentadas.
- No importes las facturas antiguas como si se emitieran de nuevo. El nuevo sistema empieza su propia cadena; importar el histórico como facturas nuevas generaría registros falsos. Si necesitas el histórico para consultas, impórtalo como datos de referencia, no como emisión.
- Series nuevas o continuación. Lo más limpio es abrir series nuevas en el nuevo programa. Si quieres continuar la numeración, asegúrate de que el sistema antiguo no puede emitir más en esa serie.
- Conserva los registros del sistema antiguo. Exporta registros y, si aplica, eventos, y guárdalos con la declaración responsable de esa versión, como explica VERI*FACTU y conservación de registros.
- Saldos y cobros pendientes. Las facturas emitidas en el sistema antiguo se cobran y, si hace falta, se rectifican; la rectificativa puede emitirse en el nuevo sistema referenciando la original.
Ejemplo
Un taller mecánico usaba un programa sectorial sin adaptar. Decide pasar a un programa de facturación general conectado con contabilidad. Cierra el antiguo el 31 de marzo con la factura T-0812, exporta el histórico a PDF y a un fichero de datos, y empieza el 1 de abril con la serie 2T-0001. En abril, un cliente reclama un error en la T-0790: el taller emite la rectificativa en el nuevo programa, en su serie de rectificativas, citando la T-0790.
Señales de que no estás listo
- Nadie sabe decir cuántas herramientas emiten facturas.
- Los abonos se hacen “a mano” fuera del programa.
- El proveedor no ha contestado por escrito qué modalidades soporta.
- La tienda online envía facturas que contabilidad nunca ve.
Si te reconoces en alguna, empieza por el inventario. Al comparar programas, pide a cada proveedor la declaración responsable del sistema y comprueba qué modalidades cubre.