La factura electrónica obligatoria no se limita a enviar un fichero. El Real Decreto 238/2026 añade una segunda parte, a menudo olvidada: el receptor debe informar del estado de la factura. Es la herramienta con la que la Ley Crea y Crece quiere medir y reducir la morosidad entre empresas.
Qué se comunica, quién y a quién
| Estado | Lo comunica | A quién |
|---|---|---|
| Aceptación o rechazo comercial, con su fecha | el destinatario | al emisor |
| Pago efectivo completo | el destinatario | al emisor |
| Pago completo, fecha de pago y fecha de vencimiento | el destinatario | a la solución pública de la AEAT |
| Cobro o impago (voluntario) | el emisor | a la solución pública |
La comunicación del pago a la solución pública debe hacerse en un plazo de cuatro días naturales desde el pago, sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales. Las fechas desde las que es exigible dependen del grupo de cada empresa: ver el calendario de la factura electrónica B2B.
Aceptación y rechazo
Rechazar una factura es una decisión comercial: no estás de acuerdo con lo facturado. Motivos típicos: precio distinto del pedido, mercancía no recibida, factura duplicada o dirigida a otra sociedad del grupo.
- En la solución pública, una factura se presume aceptada salvo que se rechace o se rectifique.
- El rechazo debe ser motivado y rápido; dejar una factura sin respuesta equivale, en la práctica, a aceptarla.
- Rechazar no sustituye a la rectificativa: si el emisor reconoce el error, debe emitir una factura rectificativa.
Conviene definir quién puede rechazar y con qué criterios, igual que hoy se definen las aprobaciones de facturas de proveedores.
Conciliación de estados
Los estados crean un nuevo cuadre mensual, en los dos sentidos:
- Cuentas a cobrar (430): cada factura emitida debería tener un estado. Las rechazadas no deberían seguir como saldo pendiente sin gestión; las aceptadas sin pago tras el vencimiento son morosidad.
- Cuentas a pagar (400): cada pago hecho a un proveedor debe haberse comunicado. La forma más fiable es que la comunicación salga de la conciliación bancaria: cuando el pago se casa con la factura, se informa el estado.
Un informe mensual con columnas “emitida, aceptada, rechazada, pagada” por cliente es la forma más sencilla de detectar problemas antes del cierre.
Morosidad
Los datos de pago que comunican los receptores alimentan el Observatorio Estatal de la Morosidad Privada. La Ley 3/2004 fija un plazo de pago general de 30 días y un máximo de 60 días entre empresas, con intereses de demora y una compensación de 40 € por factura impagada a tiempo. Con la factura electrónica:
- Los incumplimientos de plazo serán visibles con datos reales, no estimaciones.
- La fecha de vencimiento de cada factura pasa a ser un dato que se informa, así que conviene que sea correcta y coherente con el contrato.
- Para el emisor, el estado de pago es una alerta temprana útil en su control de vencimientos.
Facturas pagadas en efectivo
Una operación entre empresas pagada en efectivo sigue necesitando factura electrónica y comunicación del pago. Dos recordatorios:
- Entre empresarios o profesionales, no se pueden pagar en efectivo operaciones de 1.000 € o más (Ley 7/2012).
- El pago se comunica igual que uno por transferencia, con su fecha. El justificante interno del pago en caja es la prueba si después hay discrepancias.
Pagos parciales
Solo el pago completo se comunica como estado. Si un cliente paga en varios plazos, la factura queda pendiente hasta el último. Cómo gestionarlo en la contabilidad se explica en cobros parciales de facturas.