El vencimiento es la fecha en la que el cliente debe pagar. No es un dato obligatorio de la factura según el Reglamento de facturación, pero sin él la empresa no puede reclamar a tiempo, calcular intereses ni prever su caja. Y entre empresas no se fija con total libertad: lo limita la Ley 3/2004, de medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales.
Qué permite la ley
La Ley 3/2004 se aplica a los pagos entre empresas y profesionales, y entre estos y la Administración; no a las ventas a consumidores. Sus reglas principales:
- Sin pacto, el plazo es de 30 días naturales desde la recepción de las mercancías o la prestación del servicio, aunque la factura haya llegado antes.
- Con pacto, las partes pueden ampliarlo, pero nunca por encima de 60 días naturales. Una cláusula de 90 días es nula aunque el proveedor la haya firmado.
- Si hay un procedimiento de aceptación o comprobación de los bienes o servicios, no puede durar más de 30 días, y el plazo de pago empieza a contar desde esa aceptación.
- El proveedor debe enviar la factura antes de que pasen 15 días desde la entrega o la prestación.
- Se pueden agrupar facturas de un periodo de hasta 15 días en una factura resumen, contando el plazo desde la mitad de ese periodo, siempre que no se superen los 60 días.
Las administraciones públicas tienen su propio régimen en la Ley de Contratos del Sector Público, con 30 días para pagar desde la aprobación de la factura; lo tratamos en facturación a administraciones públicas. El texto consolidado de la ley está en el BOE.
Si el cliente paga tarde
El retraso genera de forma automática, sin necesidad de reclamar, intereses de demora al tipo legal (el del BCE más ocho puntos, publicado semestralmente) y una compensación fija de 40 € por factura por costes de cobro. Muchas pymes no los reclaman nunca, pero conviene mencionarlos en la factura o en las condiciones generales: el cliente que los ve escritos tiende a priorizar ese pago.
Cómo escribir el vencimiento en la factura
Evita fórmulas ambiguas como “a 60 días” o “pago a fin de mes”. Escribe una fecha concreta y el medio de pago:
Vencimiento: 14 de marzo. Transferencia a la cuenta indicada al pie, con el número de factura como concepto.
Algunas prácticas que reducen discusiones:
- Calcula desde la entrega, no desde la emisión, si entregas y facturas en días distintos.
- Días de pago del cliente: si el cliente solo paga los días 10 y 25, acuerda que el vencimiento resultante no supere el máximo legal; si cae fuera, el día de pago va antes, no después.
- Vencimientos fraccionados: si una factura se paga en tres plazos, escribe las tres fechas e importes; todos dentro de los 60 días.
- Domiciliaciones: la fecha de cargo de la remesa es el vencimiento real; ver cómo se gestionan las domiciliaciones SEPA.
Con la factura electrónica obligatoria entre empresas, el receptor tendrá que comunicar la fecha de vencimiento junto con la del pago, de modo que un vencimiento mal calculado se convertirá en un dato visible para el Observatorio de la Morosidad.
Ejemplo de cálculo
Una imprenta entrega un pedido el 3 de febrero y lo factura el 5. Ha pactado 60 días con el cliente y el año no es bisiesto.
| Concepto | Fecha |
|---|---|
| Entrega de la mercancía | 3 de febrero |
| Emisión de la factura | 5 de febrero |
| Vencimiento máximo (60 días desde la entrega) | 4 de abril |
| Si el cliente solo paga el día 25 de cada mes | 25 de marzo |
Si la imprenta pone “60 días fecha factura” (6 de abril), su vencimiento supera el legal en dos días. Parece poco, pero repetido en toda la cartera desplaza el cobro y cuestiona la fecha desde la que se reclaman intereses.
Control semanal de facturas vencidas
Fijar vencimientos solo sirve si alguien revisa lo que se ha pasado de fecha. La herramienta básica es el informe de antigüedad (aging): las facturas pendientes de cada cliente repartidas por tramos.
| Cliente | No vencido | 1–30 días | 31–60 días | 61–90 días | Más de 90 |
|---|---|---|---|---|---|
| Distribuciones Norte SL | 8.400 | 2.100 | |||
| Taller Ruiz | 1.200 | 950 | |||
| Eventos Delta SL | 3.600 | 1.800 |
Leído así, el riesgo se ve de un golpe: Distribuciones Norte va algo tarde, Taller Ruiz necesita una llamada y Eventos Delta debería estar ya bloqueado y en reclamación formal. La guía de antigüedad de saldos explica cómo preparar el informe.
Una rutina semanal de 30 minutos, siempre el mismo día:
- Antes de empezar, concilia el banco: si no, aparecerán como vencidas facturas ya cobradas.
- Revisa lo que ha cambiado de tramo desde la semana anterior, no la lista completa.
- Asigna una acción a cada factura con más de 15 días de retraso: llamada, segundo aviso o escalado, según la secuencia de recobro amistoso.
- Anota la causa del retraso (falta pedido, discrepancia de precio, falta de liquidez del cliente). Si una misma causa se repite, el problema está en tu facturación, no en el cliente.
- Marca para el cierre las facturas de más de seis meses: son candidatas a deterioro y, posiblemente, a recuperar el IVA.
Los clientes con vencidos recurrentes deberían revisar su límite en la política de crédito antes del siguiente pedido.
Calcular cada vencimiento desde la fecha de entrega y obtener el informe de antigüedad sin exportar a Excel es más rápido en un programa contable.