VERI*FACTU no conoce el concepto de grupo. La obligación recae en cada sociedad, identificada por su NIF. Un holding con cinco filiales tiene, a efectos del reglamento, cinco obligados distintos, aunque todos facturen desde el mismo ERP.
Primer paso: mapa de sociedades
Haz una tabla con cada sociedad del grupo y tres preguntas:
| Sociedad | ¿Factura con sistema informático? | ¿Está en el SII? | Resultado |
|---|---|---|---|
| Holding SL | sí, refacturación de servicios | no | obligada |
| Industrial SA | sí, ERP | sí (volumen > 6 M€) | excluida |
| Comercial SL | sí, ERP y tienda online | no | obligada |
| Inmobiliaria SL | sí, alquileres | no | obligada |
Lo habitual es que convivan sociedades en el SII (las grandes, o todas si el grupo aplica el régimen especial de grupo de entidades en IVA) con otras que no lo están. Las primeras están fuera de VERI*FACTU; las segundas, dentro. Un grupo de IVA obliga al SII a todas las entidades que lo forman, lo que cambia el análisis: lo explicamos en SII para grupos de IVA.
ERP compartido
Cuando varias sociedades usan la misma instancia del ERP:
- Cada sociedad debe tener sus propias series y su propia cadena de registros.
- El programa debe identificar correctamente el NIF emisor en cada registro.
- La declaración responsable del ERP debe indicar que el sistema admite multiempresa.
- Los permisos deben impedir que un usuario de una sociedad emita o anule facturas de otra por error.
Si una sociedad del grupo está en el SII y otra no, el mismo ERP tendrá que funcionar con VERI*FACTU para una y sin él para la otra. Confírmalo con el proveedor.
Facturación intragrupo
Las refacturaciones entre sociedades del grupo (servicios de dirección, alquileres, cesión de personal) son facturas como cualquier otra. Con VERI*FACTU:
- Se emiten desde un sistema conforme, no desde una hoja de cálculo del departamento financiero.
- Generan registro y QR aunque el cliente sea otra sociedad del grupo.
- Deben documentarse para la normativa de operaciones vinculadas: precio de mercado y soporte del servicio.
Un error frecuente es emitir las refacturaciones de fin de año en bloque, a última hora y fuera del ERP. Con registros encadenados, esas facturas deben salir del sistema y en su fecha correcta.
Una sola modalidad
Técnicamente cada sociedad puede elegir modalidad. En la práctica, el grupo gana mucho si todas las sociedades obligadas usan la misma: un único procedimiento de control, un único criterio para anulaciones y una revisión homogénea en la auditoría.
Consolidación y cierre
VERI*FACTU no afecta a la consolidación contable, pero sí a la conciliación de saldos intragrupo: si una sociedad emite una rectificativa a otra, la receptora debe registrarla en el mismo periodo para que las cuentas recíprocas cuadren. Incluye las rectificativas intragrupo en el calendario de cierre del grupo. Para la operativa contable con varias sociedades, consulta software contable para varias sociedades.
Ejemplo
Un grupo familiar con una sociedad patrimonial y dos operativas comparte un programa en la nube. La patrimonial factura alquileres a las operativas cada mes. Al adaptarse, el grupo crea en el programa una serie por sociedad, activa VERI*FACTU para las tres y configura las facturas de alquiler como recurrentes. A fin de mes, el contable comprueba que el alquiler facturado por la patrimonial aparece como gasto en las dos operativas antes de cerrar.