Un empresario con una sociedad patrimonial y una operativa, o un pequeño grupo con una holding y tres filiales, necesita llevar varias contabilidades a la vez. El programa debe facilitar el trabajo conjunto, pero la ley trata cada sociedad por separado: cada una tiene su NIF, sus libros, sus declaraciones y su cierre. El reto es aprovechar lo común sin mezclar lo que debe estar separado.
Una sociedad, unos libros
Aunque compartan administrador, oficina y empleados, cada sociedad:
- lleva su propio libro Diario y libro de Inventarios y Cuentas Anuales, y los legaliza en el Registro Mercantil;
- presenta sus propios modelos de IVA, retenciones e Impuesto sobre Sociedades;
- deposita sus propias cuentas anuales;
- tiene su propio sistema de facturación, con sus series y, cuando sea obligatorio, sus registros de VERI*FACTU, como explica la guía de VERI*FACTU para grupos de empresas.
En el programa, eso se traduce en una empresa por NIF, con sus periodos, bloqueos y usuarios. Lo que sí puede compartirse es el plan de cuentas: usar la misma estructura de subcuentas en todas las sociedades facilita mucho comparar y consolidar.
Operaciones entre sociedades del grupo
Las operaciones intercompany son las que más errores generan, porque cada lado lo registra una persona distinta y en momentos diferentes. Ejemplo: la holding presta servicios de gestión a su filial y le factura 5.000 € más IVA.
En la holding:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 433 Clientes, empresas del grupo | 6.050,00 | |
| 705 Prestaciones de servicios | 5.000,00 | |
| 477 Hacienda Pública, IVA repercutido | 1.050,00 |
En la filial:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 629 Otros servicios | 5.000,00 | |
| 472 Hacienda Pública, IVA soportado | 1.050,00 | |
| 403 Proveedores, empresas del grupo | 6.050,00 |
Usar las cuentas específicas de empresas del grupo, como la 433 y la 403, en lugar de las genéricas 430 y 400, permite localizar estos saldos de un vistazo. Cada mes, el saldo de la 433 de la holding con la filial debe ser igual al de la 403 de la filial con la holding. Si no coinciden, falta una factura en uno de los lados o un cobro se ha aplicado mal. Las cuentas para préstamos y cuentas corrientes entre empresas están en saldos intercompany en el plan contable.
El precio de esas operaciones
Las sociedades de un grupo son partes vinculadas, y la Ley del Impuesto sobre Sociedades exige que sus operaciones se valoren a valor de mercado. Los 5.000 € de servicios de gestión deben poder justificarse: qué servicios se prestan, con qué criterio de reparto y por qué ese precio sería razonable entre partes independientes. Según el volumen, además, puede haber que preparar documentación específica y presentar la declaración informativa de operaciones vinculadas. Se explica en operaciones vinculadas y precios de transferencia.
Consolidación contable: cuándo es obligatoria
El Código de Comercio obliga a la sociedad dominante de un grupo a formular cuentas anuales consolidadas y un informe de gestión consolidado. Hay dispensas, la más común por tamaño: si el conjunto del grupo no supera durante dos ejercicios seguidos dos de los tres límites de activo, cifra de negocios y plantilla que fija el artículo 43 del Código de Comercio, no está obligado. Las reglas de cómo consolidar están en las Normas para la Formulación de Cuentas Anuales Consolidadas (Real Decreto 1159/2010).
Aunque no sea obligatoria, muchos grupos pequeños preparan una consolidación de gestión para saber cuánto gana realmente el conjunto. Para ello hay que eliminar lo que es interno:
- Ingresos y gastos entre sociedades: los 5.000 € de la 705 de la holding y de la 629 de la filial desaparecen.
- Saldos deudores y acreedores: la 433 contra la 403.
- Dividendos internos: el ingreso de la dominante contra las reservas de la filial.
- La inversión de la dominante en la filial contra el patrimonio neto de esta.
Si los saldos intercompany no cuadraban, las eliminaciones tampoco cuadrarán. Por eso la conciliación mensual de esos saldos es la tarea previa más importante.
Grupos fiscales: dos regímenes distintos
No hay que confundir la consolidación contable con los regímenes fiscales de grupo:
- Consolidación fiscal en el Impuesto sobre Sociedades: el grupo tributa como un solo contribuyente si la dominante tiene, directa o indirectamente, al menos el 75 % del capital de las dependientes (70 % si cotizan) y la mayoría de los derechos de voto, y opta por el régimen.
- Grupo de entidades en el IVA: permite compensar saldos de IVA entre sociedades y, en su modalidad avanzada, aplicar reglas especiales a las operaciones internas. Exige que la dominante tenga más del 50 % del capital y obliga a llevar los libros a través del SII; se detalla en SII para grupos de IVA.
Cada sociedad sigue llevando su contabilidad completa, aunque tribute en grupo.
Qué pedir al programa
- Cambiar de sociedad sin cerrar sesión y ver de un vistazo en cuál estás trabajando.
- Plan de cuentas común, con la posibilidad de adaptar subcuentas en cada sociedad.
- Usuarios con permisos por sociedad: quien lleva la patrimonial no tiene por qué ver las nóminas de la operativa.
- Informe de saldos intercompany cruzados entre sociedades.
- Informes agregados por grupo para la consolidación de gestión.
Para cerrar el ejercicio de una filial con socio extranjero o una dominante en otro país, revisa también el cierre contable de filiales en España.