Una factura es mucho más que un comprobante de cobro: es el documento que justifica una operación ante la Agencia Tributaria (AEAT) y el que permite a tu cliente deducir el IVA y el gasto. Si falta alguno de los datos obligatorios, la factura puede considerarse inválida, lo que pone en riesgo tanto la deducción del IVA como la del gasto en el IRPF o en el Impuesto de Sociedades. Por eso conviene conocer bien qué campos exige la normativa, tanto si eres autónomo como si facturas a través de una sociedad limitada (SL).
Requisitos legales de una factura
El contenido mínimo de una factura completa está regulado por el reglamento de facturación. Una factura ordinaria válida en España debe contener, al menos, los siguientes elementos:
- Número y, en su caso, serie de la factura.
- Fecha de expedición y fecha de la operación (si es distinta).
- Datos del emisor: nombre o razón social, NIF y domicilio fiscal.
- Datos del destinatario: nombre o razón social, NIF y domicilio.
- Descripción de la operación o de los bienes y servicios entregados.
- Base imponible, tipo de IVA aplicable y cuota de IVA.
- Importe total a pagar.
Cuando proceda, también deben figurar la retención de IRPF, las menciones de exención o inversión del sujeto pasivo, o el régimen especial aplicable. Todos estos campos forman el núcleo de una factura conforme con el reglamento.
Numeración y serie
La factura debe llevar una numeración correlativa dentro de cada serie. No puede haber saltos injustificados ni números repetidos, porque la AEAT entiende la correlatividad como una garantía de que no se han ocultado operaciones. Puedes usar varias series (por ejemplo, una para facturas ordinarias y otra para rectificativas), siempre que cada una mantenga su propio orden. Si quieres profundizar, revisa nuestra guía sobre numeración y series de facturas.
Datos del emisor y del destinatario
La factura tiene que identificar con claridad a ambas partes. Del emisor se exige el nombre o razón social, el NIF y el domicilio fiscal. Del destinatario, los mismos datos cuando es un empresario o profesional, o cuando el cliente final solicita una factura completa para deducir.
| Dato | Emisor | Destinatario |
|---|---|---|
| Nombre / razón social | Obligatorio | Obligatorio en factura completa |
| NIF | Obligatorio | Obligatorio en factura completa |
| Domicilio fiscal | Obligatorio | Obligatorio en factura completa |
| Descripción de la operación | Obligatorio | — |
Un NIF incorrecto o ausente es uno de los motivos más frecuentes por los que una factura no permite deducir el IVA, así que conviene verificarlo antes de emitir.
Base imponible, tipo y cuota de IVA
El desglose económico es el corazón de la factura. Debe distinguir con claridad:
- La base imponible, es decir, el importe sobre el que se calcula el impuesto.
- El tipo de IVA aplicable a cada operación.
- La cuota de IVA resultante (base por tipo).
- El importe total a pagar.
Si en una misma factura conviven operaciones con distinto tipo, hay que separar las bases por cada tipo. Para saber qué porcentaje corresponde a cada producto o servicio, consulta los tipos de IVA en la factura. En el caso de profesionales, además del IVA suele practicarse una retención; te lo explicamos en la guía sobre la factura con retención de IRPF.
Fecha de operación y fecha de emisión
La factura recoge dos fechas que no siempre coinciden: la fecha de expedición (cuando se emite el documento) y la fecha de la operación o de devengo (cuando se entrega el bien o se presta el servicio). Esta distinción es relevante porque determina en qué periodo se declara el IVA en los modelos 303 y se imputa el ingreso. Cuando ambas fechas son distintas, la normativa obliga a indicar las dos.
Factura completa frente a simplificada
No todas las operaciones requieren una factura completa. La factura simplificada (la antigua factura simplificada o “ticket” con requisitos) se admite en operaciones de importe reducido y en ciertos sectores, y exige menos datos. La diferencia principal es la identificación del destinatario:
| Aspecto | Factura completa | Factura simplificada |
|---|---|---|
| Datos del destinatario | Sí | No, salvo que se solicite |
| NIF del destinatario | Sí | Solo si se pide para deducir |
| Desglose de base y cuota | Detallado | Puede indicarse “IVA incluido” |
| Permite deducir IVA al cliente | Sí | Solo si se completan sus datos |
Si tu cliente necesita deducir el IVA, debes emitir una factura completa o, a petición suya, ampliar la simplificada con su NIF y domicilio.
Conservación de facturas
Tanto las facturas emitidas como las recibidas deben conservarse, junto con sus justificantes, durante el plazo de prescripción fiscal. Esto incluye copias ordenadas por series y numeración, accesibles para una posible comprobación de la AEAT. La digitalización facilita mucho esta tarea, sobre todo a medida que avanza la factura electrónica; te interesa entender por qué será factura electrónica obligatoria en las operaciones entre empresas.
Errores que invalidan la factura
Algunos fallos habituales pueden hacer que una factura no sea válida o no permita deducir:
- Falta de numeración correlativa o números duplicados.
- NIF erróneo o ausente del emisor o del destinatario.
- No desglosar la base imponible y la cuota de IVA.
- Aplicar un tipo de IVA incorrecto a la operación.
- Omitir la fecha de operación cuando difiere de la de emisión.
- No incluir la retención de IRPF cuando es obligatoria.
Detectar estos errores antes de enviar la factura evita tener que emitir rectificativas y reduce el riesgo en una inspección. Llevar un buen control de la facturación, idealmente con un software que valide los datos, ahorra tiempo y problemas.