La factura electrónica obligatoria entre empresas cambia la forma en que los negocios españoles se envían facturas. Ya no bastará con adjuntar un PDF a un correo: las facturas entre empresarios y profesionales viajarán como ficheros estructurados, por plataformas que se conectan entre sí, y el destinatario informará de si las acepta y cuándo las paga. Esta guía resume el sistema y enlaza con el detalle de cada parte.
El marco legal en tres normas
| Norma | Qué hace |
|---|---|
| Ley 18/2022, Crea y Crece (artículo 12, que modifica el artículo 2 bis de la Ley 56/2007) | establece la obligación de expedir, remitir y recibir factura electrónica en las operaciones entre empresarios y profesionales |
| Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo | desarrolla el sistema: plataformas privadas, solución pública de la AEAT, estados de la factura y plazos |
| Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre | regula la solución pública de facturación electrónica; su entrada en vigor, el 6 de octubre de 2026, puso en marcha los plazos |
El objetivo declarado de la ley es doble: digitalizar a las pymes y reducir la morosidad comercial, porque el sistema permitirá conocer cuándo se pagan realmente las facturas.
Qué es exactamente una factura electrónica
Una factura electrónica es un documento con datos estructurados que el programa del cliente puede leer y contabilizar sin que nadie teclee nada. La norma europea EN 16931 define qué datos lleva y la sintaxis UBL es la referencia del sistema español.
| PDF por correo | Factura electrónica estructurada | |
|---|---|---|
| Quién la lee | una persona | un programa |
| Entrada en contabilidad | manual u OCR | automática |
| Canal | correo, portal del cliente | plataformas interoperables o solución pública |
| Estado de la factura | se pregunta por teléfono | se comunica dentro del sistema |
| Copia a la AEAT | no | sí, copia fiel |
Los formatos y su papel se explican en formatos UBL, CII, EDIFACT y Facturae.
A quién obliga y desde cuándo
La obligación cubre las operaciones entre empresarios y profesionales cuando el destinatario está establecido en España. Las ventas a particulares quedan fuera, igual que los clientes extranjeros sin establecimiento en España. Las fechas dependen del tamaño:
- Volumen de operaciones superior a 8 millones de euros: desde el 6 de octubre de 2027.
- Resto de empresas y profesionales: desde el 6 de octubre de 2028.
- Autónomos y entidades en atribución de rentas: la comunicación de los estados de la factura, desde el 6 de octubre de 2029.
El detalle, con un plan de implantación, está en el calendario de la factura electrónica B2B.
Las piezas del sistema
- Emisión desde tu programa, por una plataforma privada o por la solución pública. Ver plataforma privada o solución pública.
- Copia fiel de cada factura a la solución pública de la AEAT, cuando no se emite a través de ella.
- Recepción de las facturas de proveedores en formato estructurado, con su circuito de aprobación: recepción de facturas electrónicas.
- Estados: aceptación o rechazo comercial y pago completo, con fechas: estados de factura electrónica B2B.
- Conservación del fichero original durante los plazos legales.
No confundir con la factura a la Administración
Facturar electrónicamente a las administraciones públicas es obligatorio desde hace años (Ley 25/2013), en formato Facturae y a través de FACe. Ese circuito sigue igual. Lo nuevo es extender la factura electrónica a las operaciones entre empresas privadas, con otra sintaxis de referencia y otros canales. Si tienes clientes públicos y privados, tu programa tendrá que manejar ambos; lo explica la guía de facturación a administraciones públicas.
Tampoco es VERI*FACTU ni el SII
Tres sistemas conviven y se confunden a menudo:
- Factura electrónica B2B: cómo se intercambia la factura entre empresas.
- VERI*FACTU: cómo debe generar los registros de facturación el programa para que no puedan alterarse, también en ventas a particulares.
- SII: el envío de los libros registro de IVA a la AEAT en cuatro días, obligatorio para grandes empresas.
La comparación completa está en VERI*FACTU y factura electrónica: diferencias.
Qué gana la empresa
- Menos trabajo manual en cuentas a pagar: las facturas de proveedores entran ya estructuradas.
- Cobro más previsible: sabrás si tu cliente ha aceptado la factura y cuándo la ha pagado.
- Menos errores de transcripción y de IVA.
- Visibilidad de la morosidad: los datos de pago llegan al Observatorio Estatal de la Morosidad Privada.
Cómo empezar
Revisa tus datos maestros de clientes y proveedores, pregunta a tu proveedor de software cómo emitirá, recibirá y comunicará estados, y elige tu canal con tiempo.