Cuando un autónomo profesional factura a una empresa o a otro autónomo, su factura no funciona como la de un comercio cualquiera. Además del IVA, debe incluir una retención de IRPF: un porcentaje que el cliente descuenta del importe y que ingresa directamente en la Agencia Tributaria (AEAT) en tu nombre. Es, en la práctica, un adelanto de tu IRPF anual. Entender bien como se calcula y quien la ingresa evita errores muy habituales en la facturación de servicios profesionales.
Quién aplica retención de IRPF
La retención la aplican los autónomos profesionales que prestan servicios y emiten factura a empresas o a otros profesionales en el ejercicio de su actividad. El caso típico es el de actividades incluidas en la sección segunda del IAE (abogados, arquitectos, consultores, diseñadores, traductores, asesores, etc.).
Lo importante es entender que la retención no la decides tú: viene marcada por la normativa según el tipo de actividad y la situación del autónomo. Si tu actividad es profesional y el destinatario es una empresa, la factura debe llevar retención salvo en los supuestos que veremos más abajo.
Antes de emitir tu primera factura conviene tener cerrada la parte formal: el alta de autónomo en el epígrafe correcto y los datos obligatorios de la factura bien definidos.
Porcentaje general y reducido para nuevos autónomos
El porcentaje de retención aplicable a actividades profesionales tiene un tipo general que se aplica de forma habitual. Además, existe un tipo reducido para nuevos autónomos, pensado para suavizar el inicio de la actividad.
- Tipo general: es el que se aplica de forma ordinaria en las facturas de profesionales.
- Tipo reducido: los autónomos que inician su actividad profesional pueden aplicar un porcentaje menor durante el ejercicio de inicio y los dos siguientes, siempre que no hubieran ejercido esa actividad en el año anterior.
Para aplicar el tipo reducido debes comunicarlo por escrito al cliente que te paga, ya que es quien practica la retención. Si tienes dudas sobre qué porcentaje te corresponde, lo más prudente es confirmarlo con tu asesoría antes de emitir la factura, porque un error se arrastra trimestre a trimestre.
Cálculo sobre la base imponible
La retención se calcula sobre la base imponible, es decir, sobre el importe de tus servicios antes del IVA. No se calcula sobre el total de la factura. El IVA se suma y la retención se resta, y ambos se aplican sobre la misma base.
La lógica del cálculo es:
- Partes de la base imponible (tus honorarios).
- Sumas el IVA al tipo que corresponda a tu servicio.
- Restas la retención de IRPF sobre esa misma base.
- El resultado es el total a cobrar.
Ejemplo de factura
Supongamos un servicio profesional con una base de 1.000 euros, IVA general y un porcentaje de retención del 15 %. La factura quedaría así:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Base imponible | 1.000,00 |
| IVA (21 %) | +210,00 |
| Retención IRPF (15 %) | -150,00 |
| Total a cobrar | 1.060,00 |
El cliente te paga 1.060 euros, no 1.210. Esos 150 euros de retención no los pierdes: tu cliente los ingresa en Hacienda a tu nombre y tú los recuperas o compensas en tu declaración anual de IRPF.
Quién ingresa la retención
Un punto que confunde a muchos autónomos: la retención no la ingresas tú, la ingresa tu cliente. El cliente actúa como retenedor: descuenta la retención del importe que te paga y la declara trimestralmente a la AEAT.
Esto significa que la responsabilidad de ingresar esa cantidad es de quien recibe la factura, no de quien la emite. Tu única obligación es emitir la factura correctamente con la retención bien calculada.
Relación con el Modelo 111 y el Modelo 130
La retención de tus facturas se conecta con dos modelos distintos, según el lado en que estés:
- Tu cliente declara e ingresa las retenciones que te ha practicado mediante el Modelo 111 de retenciones, de forma trimestral.
- Tú, como autónomo, presentas el pago fraccionado del Modelo 130 solo si no llegas al porcentaje mínimo de facturación con retención. Cuando la mayor parte de tus ingresos ya soporta retención, es habitual quedar exento de presentar el Modelo 130.
Por eso, cuanta más parte de tu facturación vaya con retención, menor suele ser tu carga con el pago fraccionado: el adelanto de IRPF ya lo está haciendo tu cliente.
Cuándo no se aplica retención
No todas las facturas de servicios llevan retención. Los casos más frecuentes en los que no se aplica son:
- Facturas a clientes particulares (consumidores finales), que no son retenedores.
- Facturas a empresas o profesionales de otros países, donde rigen otras reglas.
- Determinadas actividades empresariales (sección primera del IAE) que, con carácter general, no están sujetas a retención como si lo están las profesionales.
Cuando facturas a un particular, simplemente emites la factura con su IVA y sin línea de retención. La retención es algo propio de la relación profesional con empresa.
Errores frecuentes
- Calcular la retención sobre el total con IVA en lugar de sobre la base imponible.
- Olvidar la línea de retención en facturas a empresas cuando si corresponde aplicarla.
- Aplicar el tipo reducido sin tener derecho a él o sin comunicarlo al cliente.
- Cobrar el importe sin descontar la retención, lo que genera descuadres con lo que el cliente ingresa en su Modelo 111.
- No conservar las facturas y justificantes, imprescindibles para cuadrar después tu IRPF anual.
Mantener una facturación ordenada, con la base, el IVA y la retención bien separados en cada factura, es la mejor forma de evitar sustos en el cierre del ejercicio.