Vender a un ayuntamiento, una consejería o un hospital público tiene reglas de facturación propias desde hace años. La Ley 25/2013 obliga a la mayoría de empresas a enviar sus facturas al sector público en formato electrónico estructurado, firmadas y a través de un punto general de entrada. Una factura en PDF por correo electrónico no cuenta como presentada.
Quién está obligado a la factura electrónica pública
El artículo 4 de la ley obliga, entre otras, a:
- sociedades anónimas y sociedades limitadas;
- personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española;
- establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes;
- uniones temporales de empresas y agrupaciones de interés económico.
Los autónomos no aparecen en esa lista: la ley les permite usar la factura electrónica, pero no se la impone. Aun así, revisa el pliego o las instrucciones del organismo, porque muchos solo tramitan con agilidad lo que entra por su plataforma.
La misma norma permite que cada administración excluya de la obligación las facturas de hasta 5.000 €. No es una exención automática: depende de lo que haya regulado cada administración, y muchas no la aplican. Pregunta antes de enviar una factura pequeña en papel.
Los tres códigos DIR3
Cada factura debe identificar al destinatario con códigos del directorio común de unidades (DIR3). Sin ellos, la plataforma rechaza la factura o la envía a una unidad que no la reconoce.
| Código | Qué identifica | Dónde suele venir |
|---|---|---|
| Oficina contable | la unidad que registra la factura en su registro contable | pliego, contrato u orden de pedido |
| Órgano gestor | el órgano que contrató y tiene la competencia sobre el gasto | pliego o contrato |
| Unidad tramitadora | la unidad que tramita y conforma la factura | pliego o comunicación del servicio |
Algunos organismos piden también un cuarto código, el órgano proponente, y casi todos agradecen que incluyas el número de expediente o de contrato. Guarda estos datos en la ficha del cliente: un ayuntamiento puede tener varias unidades tramitadoras y cada contrato llevará las suyas. Cómo organizar esa ficha lo explicamos en datos maestros para la factura electrónica.
Formato, firma y canal
La factura se genera en Facturae, un formato XML definido por la Administración, y se firma con firma electrónica avanzada basada en certificado cualificado o con sello electrónico de la empresa. Necesitas, por tanto, un certificado digital de empresa instalado donde se firma.
Para la Administración General del Estado y para las comunidades y entidades locales adheridas, el punto de entrada es FACe. Otras administraciones tienen su propio punto general de entrada; el pliego te dirá cuál. Desde el punto de entrada, la factura llega al registro contable del organismo y va cambiando de estado: registrada, contabilizada, pagada, o rechazada o anulada si hay un problema. Consulta esos estados en lugar de llamar por teléfono.
El artículo 3 de la ley fija el plazo: debes presentar la factura en un registro administrativo dentro de los treinta días siguientes a la entrega de los bienes o la prestación del servicio. Si la presentas tarde, el plazo de pago y los posibles intereses de demora a tu favor empiezan a contar más tarde.
Ejemplo: mantenimiento para un ayuntamiento
Una SL de climatización tiene un contrato menor de mantenimiento con un ayuntamiento: 3.000 € más 630 € de IVA al trimestre.
- El pliego trae los tres códigos DIR3 y el número de expediente.
- Al terminar el trimestre, la empresa genera la Facturae con esos códigos, la firma y la sube al punto de entrada del ayuntamiento.
- Guarda el justificante de registro, que acredita la fecha de presentación.
- Contabiliza la factura como cualquier venta: cargo en la 430 del ayuntamiento por 3.630 €, abono en la 705 por 3.000 € y en la 477 por 630 €.
- Sigue el estado en la plataforma y concilia el cobro cuando llegue.
Aunque la factura sea inferior a 5.000 €, la empresa es una SL y el ayuntamiento no ha aprobado la exclusión, así que debe ir en Facturae. Un detalle de IVA propio del sector público: en las ejecuciones de obra para administraciones, el IVA se devenga en el momento de la recepción de la obra (artículo 75.Uno.2.º bis de la Ley del IVA), no al entregarse los materiales.
Clientes públicos y privados: dos sistemas distintos
La factura electrónica obligatoria entre empresas (Ley 18/2022 y Real Decreto 238/2026) no sustituye a la de la Ley 25/2013: conviven, y una empresa con clientes públicos y privados tendrá que manejar ambos circuitos.
| Sector público | Empresas privadas | |
|---|---|---|
| Norma | Ley 25/2013 | Ley 18/2022 y RD 238/2026 |
| Situación | en vigor desde hace años | entrada gradual según volumen de operaciones |
| Formato | Facturae firmado | UBL según la norma europea EN 16931 como sintaxis de referencia |
| Canal | FACe u otro punto de entrada público | plataformas privadas y solución pública de la AEAT |
| Identificación del receptor | NIF y códigos DIR3 | NIF |
| Seguimiento | estados del registro contable del organismo | aceptación o rechazo y pago completo comunicados por el receptor |
En la práctica, marca en cada ficha de cliente si es público o privado, para que el programa elija el formato y el canal correctos. El detalle de formatos está en formatos de la factura electrónica B2B, y las opciones de envío entre empresas, en plataforma privada o solución pública. Las facturas a la Administración también pasan, como cualquier otra, por tu sistema informático de facturación y generan su registro.
Un software de facturación que genere la Facturae a partir de la misma factura que contabilizas evita mantener dos versiones del documento.