Una factura electrónica “de verdad” no es un PDF, sino un fichero estructurado que un programa puede leer sin intervención humana. Para que eso funcione entre empresas distintas hace falta un formato común. En España conviven varios, y el Real Decreto 238/2026 ha puesto orden en cuál es la referencia.
Modelo semántico y sintaxis
Conviene distinguir dos capas:
- El modelo semántico define qué datos lleva una factura y qué significan: emisor, destinatario, líneas, impuestos, totales, vencimiento. En Europa es la norma EN 16931.
- La sintaxis define cómo se escriben esos datos en un fichero. La Directiva 2014/55/UE admite dos sintaxis para la norma europea: UBL y CII.
Qué exige la norma española
| Formato | Papel en el sistema español |
|---|---|
| UBL (EN 16931) | sintaxis de referencia de la solución pública de la AEAT; la copia fiel que se envía a la AEAT va en UBL |
| CII | la otra sintaxis de la norma europea; puede usarse entre plataformas si estas garantizan la interoperabilidad |
| Facturae | formato español para facturar a las administraciones públicas a través de FACe; sigue vigente para B2G |
| EDIFACT | estándar EDI clásico en gran distribución y automoción; puede convivir en circuitos privados |
En la práctica: si tu empresa no emite a través de la solución pública, la plataforma que uses debe enviar a la AEAT, simultáneamente, una copia de cada factura en UBL. El formato que uses con un cliente concreto puede ser otro si vuestras plataformas se entienden, pero la copia oficial es UBL. Las especificaciones técnicas están en la sede de la AEAT y en el anexo de la Orden HAC/1028/2026.
¿Y Facturae?
Facturae no desaparece: sigue siendo el formato obligatorio para facturar a la Administración a través de FACe. Muchas pymes lo conocen por eso. Para B2B, sin embargo, la referencia es UBL. Si facturas a clientes públicos y privados, tu programa tendrá que generar ambos. Las diferencias entre ambos circuitos se explican en facturación a administraciones públicas.
¿Y EDIFACT?
Proveedores de grandes cadenas llevan años intercambiando facturas EDIFACT por redes EDI. Esos circuitos pueden seguir funcionando, pero no eximen de la obligación: la factura debe quedar también en el sistema español, con su copia fiel en UBL a la AEAT. Pregunta a tu proveedor EDI cómo lo resolverá.
Lo que el formato no resuelve
Un formato correcto con datos incorrectos sigue siendo una mala factura. Los errores más habituales no son de sintaxis sino de contenido: NIF mal escrito, totales que no cuadran por redondeos o falta de la fecha de vencimiento. Los repasamos en errores habituales en factura electrónica.
Qué preguntar a tu proveedor
- ¿Genera facturas en UBL conforme a EN 16931 y envía la copia fiel a la solución pública?
- ¿Puede recibir facturas en UBL y CII y convertirlas para contabilizarlas?
- ¿Sigue generando Facturae para mis clientes públicos?
- ¿Valida el fichero antes de enviarlo y me avisa de los errores?
No necesitas saber escribir un XML. Necesitas que tu programa lo haga bien y que tus datos maestros estén completos.