“Te mando un abono” es una frase que se oye a diario entre proveedores y clientes. En la práctica comercial, la nota de abono es el documento que reconoce que el cliente debe menos de lo facturado: por una devolución, un descuento concedido después o un error de precio. Lo importante es que el Reglamento de facturación no regula ningún documento con ese nombre. Si el abono reduce la base imponible o la cuota de IVA de una factura ya emitida, lo que hay que expedir es una factura rectificativa, aunque en el encabezado comercial se siga llamando abono.
Qué dice el artículo 15 del Reglamento de facturación
El artículo 15 del RD 1619/2012 obliga a emitir factura rectificativa en dos grupos de casos:
- cuando la factura original no cumple algún requisito de los artículos 6 o 7 (falta el NIF del cliente, la dirección es incorrecta, se omitió una mención obligatoria);
- cuando las cuotas de IVA se determinaron mal o se produce alguna de las circunstancias del artículo 80 de la Ley del IVA que modifican la base imponible: devoluciones de mercancías, descuentos posteriores, resolución de la operación, impago en los casos legales.
La rectificativa debe emitirse en cuanto se conozca la causa y, como máximo, dentro de los cuatro años desde el devengo de la operación. Lleva una serie específica, la mención “rectificativa”, la referencia a la factura que corrige y el motivo. Los requisitos de forma se repasan en datos obligatorios de la factura y en la página sobre numeración y series.
Cuándo no hace falta rectificar
No todo documento de “abono” toca la factura. No se expide rectificativa cuando:
- el ajuste es anterior a facturar: se corrige el presupuesto o el albarán y la factura sale ya con el importe bueno;
- el cliente paga menos porque su banco le cobra una comisión de transferencia: es un gasto financiero tuyo o una diferencia de cobro, no una rebaja del precio;
- es un simple reconocimiento de saldo sin efecto en la base, por ejemplo un pago duplicado del cliente que se le devuelve. Ahí no hay venta que corregir, solo dinero que reembolsar.
Para los rappels por volumen existe una facilidad: no hay que identificar cada factura rectificada, basta indicar el periodo al que se refiere la bonificación.
Tipos de corrección y ejemplo
Hay dos métodos válidos. Por diferencias, la rectificativa recoge solo el importe que cambia, normalmente en negativo. Por sustitución, anula la factura entera y la vuelve a emitir correcta en el mismo documento. El primero es el más habitual en devoluciones parciales; el segundo, cuando se cambian datos del destinatario.
Ejemplo: un distribuidor vende 200 unidades a 15 € (3.000 € más 630 € de IVA). El cliente devuelve 20 unidades defectuosas. Se emite una rectificativa por diferencias de −300 € de base y −63 € de IVA.
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 708 Devoluciones de ventas y operaciones similares | 300 | |
| 477 H.P., IVA repercutido | 63 | |
| 430 Clientes | 363 |
Si en lugar de devolución hubiera sido un descuento comercial posterior, se usaría la 706 o la 709 según su naturaleza; la diferencia entre unas y otras se explica en devoluciones y descuentos sobre ventas. En el IVA, la rectificativa reduce el repercutido en la declaración del periodo en que se emite, no en el de la factura original. Cuando la rectificativa aumenta la cuota por un error, en cambio, puede hacer falta una complementaria del periodo original.
Del lado del cliente, la rectificativa recibida reduce su IVA soportado en el periodo en que la recibe. Si no la contabiliza, deducirá más IVA del debido y el proveedor y él no cuadrarán en el modelo 347.
Decisión rápida
| Situación | Documento |
|---|---|
| Devolución de parte del pedido ya facturado | Rectificativa por diferencias |
| NIF o razón social equivocados | Rectificativa por sustitución |
| Descuento comercial posterior a una factura concreta | Rectificativa |
| Rappel anual sobre todas las ventas del año | Rectificativa indicando el periodo |
| Precio corregido antes de facturar | Ninguno, solo factura correcta |
| Cliente que pagó dos veces | Ninguno fiscal; justificante de reembolso |
| Impago que cumple los requisitos legales | Rectificativa por modificación de base (incobrable) |
Este último caso tiene sus propias exigencias de plazo y reclamación: se explican en recuperar el IVA de facturas incobrables.
Abonos y factura electrónica entre empresas
Con la factura electrónica B2B obligatoria, el receptor puede rechazar una factura y debe comunicar ese estado al emisor. Es fácil pensar que un rechazo hace innecesario el abono, pero son cosas distintas:
- El rechazo es un mensaje de estado: el cliente dice que no acepta la factura. La factura sigue emitida y registrada en el sistema del proveedor, con su número y su registro de facturación.
- La rectificativa es el documento fiscal que corrige o anula los efectos de la factura. La expide quien emitió la factura original.
Así, cuando un cliente rechaza una factura por precio equivocado y el proveedor le da la razón, el proveedor tiene que emitir una rectificativa, también en formato electrónico estructurado y por el mismo canal. Si el proveedor no está de acuerdo con el rechazo, no emite nada y gestiona la discrepancia como un cobro en disputa. Un cliente que, en vez de rechazar, envía su propio documento de “abono” no corrige nada: la rectificativa corresponde a quien emitió la factura.
En la contabilidad conviene marcar las facturas rechazadas para que no se reclamen como si fueran deuda aceptada, y cerrarlas en cuanto se emita la rectificativa. Cómo se tratan estas correcciones con un sistema de facturación encadenado está en rectificativas con VERI*FACTU.
Un programa de facturación que obliga a elegir la factura de origen y la serie rectificativa te ahorra la mitad de estos errores.