El PGC distingue a quién debe la empresa según qué le ha comprado. La cuenta 400 Proveedores se reserva para los suministradores de mercancías y demás bienes del grupo 3 (existencias). Los que prestan servicios (asesoría, alquiler, suministros, marketing) son 410 Acreedores por prestaciones de servicios. Y quien vende un activo fijo, como una máquina, es un proveedor de inmovilizado (173 o 523). La distinción no es un tecnicismo: afecta al cálculo del periodo medio de pago y a la presentación del balance.
Qué cuenta usar
| Compra | Cuenta del tercero | Contrapartida |
|---|---|---|
| Mercancías, materias primas, envases | 400 Proveedores | 600, 601, 602 |
| Servicios: alquiler, asesoría, publicidad, suministros | 410 Acreedores por prestaciones de servicios | 62x |
| Maquinaria, equipos, mobiliario, vehículos | 523 Proveedores de inmovilizado a corto plazo | 21x |
| Proveedores con letras o pagarés aceptados | 401 Proveedores, efectos comerciales a pagar | |
| Facturas pendientes de recibir | 4009 Proveedores, facturas pendientes de recibir o de formalizar | 6xx |
| Anticipos entregados | 407 Anticipos a proveedores |
Factura de un proveedor de mercancías
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 600 Compras de mercaderías | 8.000 | |
| 472 HP IVA soportado | 1.680 | |
| 400 Proveedores | 9.680 |
Al pagar, se carga la 400 y se abona la 572. Si el proveedor concede un descuento por pronto pago fuera de factura, se registra en la 606 con su rectificativa.
Mercancías y servicios recibidos sin factura
El gasto nace cuando se recibe la mercancía o el servicio, no cuando llega el papel. Si al cierre de un mes o del ejercicio hay albaranes sin factura, la compra se reconoce igualmente con una cuenta específica:
| Cuenta | Uso |
|---|---|
| 4009 Proveedores, facturas pendientes de recibir o de formalizar | Mercancías y aprovisionamientos recibidos con albarán |
| 4109 Acreedores por prestaciones de servicios, facturas pendientes de recibir o de formalizar | Servicios ya prestados: asesoría del último mes, suministros, transportes |
Ejemplo: una distribuidora recibe el 22 de diciembre mercancía por 3.000 € según albarán y la factura llega el 9 de enero. Al cierre:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 600 Compras de mercaderías | 3.000 | |
| 4009 Proveedores, facturas pendientes de recibir | 3.000 |
No se registra IVA: sin factura no hay derecho a deducir. En enero, al llegar la factura:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 4009 Proveedores, facturas pendientes de recibir | 3.000 | |
| 472 HP IVA soportado | 630 | |
| 400 Proveedores | 3.630 |
Si el importe facturado difiere del albarán, la diferencia se ajusta en la 600 del nuevo ejercicio. El IVA se deduce en el periodo en que se recibe la factura, no en el de la mercancía.
La consecuencia de no hacerlo es doble y se nota en el cierre: la mercancía está contada en el inventario final pero su compra no figura, de modo que el resultado sale inflado por los 3.000 €, y el balance omite una deuda real. Los errores frecuentes van en la dirección contraria: provisionar con la 4009 y después contabilizar la factura contra la 400 sin cancelarla, lo que duplica el gasto. Un listado de albaranes recibidos y no facturados, revisado en cada cierre, y la regla de que la 4009 quede a cero cuando lleguen todas las facturas evitan ambos problemas. El corte de operaciones a fin de periodo se explica en corte contable en el cierre mensual.
Periodo medio de pago a proveedores
Las sociedades deben informar en la memoria del periodo medio de pago a proveedores, que no puede superar los plazos de la Ley de morosidad (60 días como máximo entre empresas). Para calcularlo bien, las facturas deben registrarse con su fecha real y los pagos aplicarse factura a factura. Ver gestión de pagos a proveedores.
Control del saldo
| Revisión | Frecuencia |
|---|---|
| Saldo del mayor 400/410 = suma del auxiliar por proveedor | Mensual |
| Saldos deudores (el proveedor nos debe) | Mensual |
| Facturas vencidas sin pagar ni discutidas | Mensual |
| Extractos de los principales proveedores | Trimestral y al cierre |
Las conciliaciones con extractos se explican en conciliación de extractos de proveedores, y los saldos deudores antiguos en saldos antiguos de clientes y proveedores.