Las pólizas de una empresa (multirriesgo del local, responsabilidad civil, flota de vehículos, ciberriesgos, seguro de administradores) se pagan normalmente una vez al año, pero cubren doce meses que casi nunca coinciden con el ejercicio. Por eso el trabajo contable de los seguros consiste sobre todo en periodificar. A eso se añaden dos detalles que conviene tener claros: los seguros no llevan IVA y los seguros que cubren a los empleados tienen cuenta y fiscalidad propias.
Qué hay en un recibo de seguro
Las operaciones de seguro están exentas de IVA. En el recibo verás la prima neta y, encima, el Impuesto sobre las Primas de Seguros (IPS) y los recargos del Consorcio de Compensación de Seguros. Ninguno de esos conceptos es IVA ni se deduce en el modelo 303: todo forma parte del coste. Si vas a comparar ofertas, compara el total del recibo, no solo la prima.
Al no haber IVA soportado, el gasto es el importe total.
Cuentas que se usan
| Seguro | Cuenta |
|---|---|
| Multirriesgo, responsabilidad civil, vehículos, transporte, ciberriesgos, administradores | 625 Primas de seguros |
| Seguros que cubren al personal: salud, vida, accidentes | 649 Otros gastos sociales |
| Parte de la prima que corresponde al ejercicio siguiente | 480 Gastos anticipados |
| Indemnización cobrada por un siniestro | ingreso, según su naturaleza; ver cobros de seguros |
La separación entre 625 y 649 la impone el propio PGC: la cuenta 625 recoge las primas excepto las que se refieren al personal y las de naturaleza financiera, y la 649 cita expresamente las primas de seguros de vida, accidentes y enfermedad. Si las mezclas, el coste de personal de la cuenta de pérdidas y ganancias queda infravalorado.
Ejemplo de periodificación
Una SL con ejercicio natural renueva su multirriesgo el 1 de octubre y paga un recibo de 2.400 € (impuestos incluidos) que cubre hasta el 30 de septiembre del año siguiente.
Al pagar:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 625 Primas de seguros | 2.400 € | |
| 572 Bancos | 2.400 € |
A 31 de diciembre solo han transcurrido tres meses de cobertura. Los nueve restantes (2.400 × 9/12 = 1.800 €) son gasto del año siguiente:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 480 Gastos anticipados | 1.800 € | |
| 625 Primas de seguros | 1.800 € |
El 1 de enero se revierte el asiento y la 625 del nuevo ejercicio recibe los 1.800 €. El resultado es el mismo que si hubieras reconocido 200 € de gasto cada mes, que es la alternativa si haces cierres mensuales. Si la póliza es plurianual y se paga por adelantado, la parte que exceda de doce meses se presenta en el activo no corriente. Tienes más casos en gastos anticipados y periodificación.
Si pagas la prima fraccionada, cada recibo se imputa al periodo que cubre y no hace falta periodificar. El recargo que cobre la aseguradora por fraccionar es, en sustancia, un coste financiero.
Seguros para la plantilla
Pagar un seguro que cubre al trabajador es un gasto deducible para la empresa, pero para el trabajador puede ser retribución en especie:
- Seguro de accidente laboral o de responsabilidad civil del trabajador: el artículo 42.2.b de la Ley del IRPF dice que no es retribución en especie. Sin efecto en la nómina.
- Seguro de salud: es retribución en especie, pero está exenta cuando cubre al trabajador, su cónyuge y descendientes, hasta 500 € anuales por persona (1.500 € por persona con discapacidad), según el artículo 42.3.c de la Ley 35/2006. El exceso tributa. La exención es solo fiscal: el importe sí se incluye en la base de cotización.
- Seguro de vida: por lo general, la prima imputable a cada trabajador es retribución en especie sujeta a ingreso a cuenta. Si el seguro instrumenta compromisos por pensiones, entran en juego las normas específicas de exteriorización.
Para que la nómina refleje bien todo esto, la aseguradora debe darte el desglose de la prima por asegurado. Con ese dato se calcula cada mes la parte exenta y la sujeta. La mecánica se explica en retribución en especie en contabilidad.
Autónomos
El autónomo en estimación directa deduce las pólizas ligadas a su actividad: la responsabilidad civil profesional, el seguro del local o del vehículo afecto. Su seguro de salud también es deducible, para él, su cónyuge y sus hijos menores de 25 años que convivan con él, con el límite anual por persona que fija la Ley del IRPF. El seguro de vida personal o el que acompaña a una hipoteca de la vivienda no lo son.
Revisión anual de pólizas
Una vez al año, antes del cierre, conviene repasar la lista de pólizas:
- ¿Cada póliza vigente tiene su recibo contabilizado y su periodificación?
- ¿Hay pólizas de bienes que ya se vendieron o de vehículos dados de baja?
- ¿Los capitales asegurados siguen de acuerdo con el valor del inmovilizado y de las existencias?
- ¿La parte del seguro de salud de cada empleado está bien repartida en las nóminas?
Esta revisión forma parte de la revisión de periodificaciones al cierre. Si tu programa contable permite programar la periodificación al registrar la factura, el ajuste de diciembre desaparece. En Nexbal basta con reenviar la factura de la póliza por correo o subirla, y la IA rellena los datos del registro; puedes probarlo en la beta de Nexbal.