Con una tarjeta de empresa, el comercial que viaja no adelanta dinero y la empresa no tiene que reembolsar notas de gastos. El problema se traslada a administración: a final de mes llega un extracto con decenas de cargos y hay que convertir cada uno en un gasto bien clasificado, con su justificante, su IVA y, si procede, su efecto en la nómina del viajero.
La política de uso, por escrito
Antes de repartir tarjetas, deja escrito:
- quién tiene tarjeta y con qué límite mensual;
- qué gastos se pueden pagar: transporte, alojamiento, comidas en desplazamiento, aparcamiento, combustible si hay vehículo de empresa;
- qué no se puede pagar: compras personales, retiradas de efectivo salvo autorización, regalos sin aprobación previa;
- el plazo para entregar justificantes, por ejemplo cinco días hábiles después de cada viaje, y el formato (foto en la aplicación de gastos, no papel en un sobre);
- qué pasa si falta un justificante o hay un cargo personal: se descuenta de la nómina con autorización firmada por el empleado.
La firma del empleado en la política, con su autorización para descontar cargos personales, evita la mitad de los conflictos posteriores.
Cómo se contabiliza: débito o crédito
Con una tarjeta de débito cada cargo sale directamente de la cuenta bancaria y se registra contra la 572. Con una tarjeta de crédito de liquidación mensual, los cargos se acumulan durante el mes y el banco los cobra de una vez. Lo correcto es registrar cada cargo contra una cuenta de pasivo de la tarjeta (por ejemplo, una subcuenta de la 520 Deudas a corto plazo con entidades de crédito) y saldarla el día de la liquidación. Así la cuenta de la tarjeta sirve para conciliar: su saldo debe coincidir con lo que el banco va a cobrar.
Ejemplo: extracto de marzo de la tarjeta de una comercial que ha viajado a Valencia.
| Cargo | Importe | Base | IVA |
|---|---|---|---|
| Tren de ida y vuelta | 132,00 € | 120,00 € | 12,00 € (10 %) |
| Hotel, dos noches | 220,00 € | 200,00 € | 20,00 € (10 %) |
| Tres comidas de trabajo | 82,50 € | 75,00 € | 7,50 € (10 %) |
| Taxi | 18,70 € | 17,00 € | 1,70 € (10 %) |
| Farmacia (personal) | 23,40 € | ||
| Total | 476,60 € |
Los gastos de viaje del personal van a la 629 Otros servicios, que el PGC menciona expresamente para ese fin. El asiento resumido:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 629 Otros servicios (viajes) | 412,00 € | |
| 472 H.P. IVA soportado | 41,20 € | |
| 544 Créditos a corto plazo al personal | 23,40 € | |
| 5201 Tarjeta de crédito empresa | 476,60 € |
Al liquidar, 5201 al debe y 572 al haber por 476,60 €. Los 23,40 € del cargo personal se compensan en la siguiente nómina o los devuelve la empleada por transferencia. Si quien usa la tarjeta es un administrador o socio, el cargo personal va a su cuenta corriente con la sociedad (551), no a la 544. Más subcuentas útiles en gastos de viaje en el plan contable.
Justificantes que sirven para deducir el IVA
El cargo de la tarjeta prueba el pago, pero no da derecho a deducir. Para recuperar el IVA del hotel, del tren o del restaurante necesitas factura a nombre de la empresa: completa, o simplificada con el NIF y el domicilio de la empresa y la cuota desglosada. Acostumbra al equipo a dar el NIF de la empresa al hacer la reserva o al pagar. El IVA de transporte, alojamiento y restauración en viajes de trabajo es deducible cuando el gasto es deducible en el impuesto sobre beneficios; las comidas en las que se invita a un cliente siguen otra regla, que explicamos en comidas con clientes.
Cargos en el extranjero
- IVA de otro país: el IVA de un hotel en Francia o Alemania no se deduce en el modelo 303. Se puede pedir su devolución a ese Estado mediante el procedimiento de devolución a no establecidos, que se tramita desde la sede de la AEAT con el modelo 360, siempre que la factura esté a nombre de la empresa. Valora si el importe compensa el trámite.
- Moneda extranjera: el gasto se registra por el contravalor en euros que carga el banco; la comisión por cambio de divisa es un servicio bancario (626).
Efecto en la nómina del viajero
Cuando la empresa paga directamente el hotel y el transporte con su tarjeta, el empleado no recibe dinero, pero eso no significa que el viaje quede siempre fuera de su IRPF. Las comidas del empleado pagadas con la tarjeta durante un desplazamiento cuentan como gastos de manutención: están exentas dentro de los límites diarios del reglamento y el exceso tributa como rendimiento del trabajo. Los límites, los requisitos de pernocta y la diferencia entre España y el extranjero están en dietas y gastos de viaje.
La conciliación mensual
- Descarga el extracto de cada tarjeta en cuanto se emita.
- Cruza cada cargo con su justificante. Lo que no tenga justificante pasa a una cuenta transitoria de cargos pendientes de justificar, con el nombre del titular.
- Reclama los justificantes que faltan antes de la liquidación siguiente.
- Si pasado el plazo sigue faltando, aplica la política: se trata como cargo personal.
- Comprueba que el saldo de la cuenta de la tarjeta coincide con el importe que va a cobrar el banco.
Las cuentas transitorias deben quedar a cero en cada cierre; si no sabes cómo gestionarlas, lee pagos no identificados y cuentas puente.
Si el extracto de la tarjeta entra en la contabilidad sin teclearlo y cada empleado sube el ticket desde el móvil, la conciliación de fin de mes se reduce a revisar excepciones. En Nexbal cada empleado sube la foto del ticket o lo reenvía por correo y la IA rellena los datos, y el extracto en PDF se sube para que la IA proponga el asiento de cada línea; puedes probarlo con la prueba gratis.