Llega una transferencia de 3.875 € con el concepto “pago” y un ordenante que no coincide con ningún cliente. O un cargo de 49,90 € de un emisor desconocido. Registrar el ingreso como venta o el cargo como gasto “para cuadrar el banco” es la forma más rápida de tener una contabilidad equivocada. El PGC prevé para estos casos la cuenta 555 Partidas pendientes de aplicación.
Cómo se usa la 555
La 555 recoge cobros y pagos cuya causa aún no se conoce. Es transitoria: cada partida debe salir de ella en cuanto se identifique.
| Momento | Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| Llega el ingreso desconocido | 572 Bancos | 3.875 | |
| Llega el ingreso desconocido | 555 Partidas pendientes de aplicación | 3.875 | |
| Se identifica: cliente X, facturas 104 y 109 | 555 Partidas pendientes de aplicación | 3.875 | |
| Se identifica | 430 Cliente X | 3.875 |
Conviene separar en subcuentas los cobros y los pagos pendientes, para no compensar unos con otros.
Cómo investigar un cobro
| Pista | Qué hacer |
|---|---|
| Datos completos del ordenante | Consultarlos en el detalle del movimiento en la banca online |
| Importe | Buscar facturas por ese importe, combinaciones de facturas o importes con retención o descuento |
| Fecha | Clientes que prometieron pagar esos días |
| Cobros parciales | Facturas abiertas del que pudo pagar una parte |
| Devoluciones de la Administración | Hacienda o Seguridad Social ingresan devoluciones con conceptos poco claros |
| Pregunta directa | Escribir a los clientes más probables con el importe y la fecha |
Cargos desconocidos
Un cargo sin explicación puede ser una suscripción olvidada, una comisión nueva o un adeudo no autorizado. Si en pocos días no se identifica, consulta al banco y, si procede, solicita la devolución del adeudo. Mientras tanto, la partida se queda en la 555 (en el debe).
Reglas para que la 555 no se convierta en un cajón
- Cada partida tiene fecha, importe y una nota de lo que se ha investigado.
- Revisión semanal: lo que tiene más de 30 días se escala.
- Al cierre de mes, la 555 se analiza partida a partida.
- Al cierre del ejercicio, la 555 debería quedar a cero. Lo que no se haya podido aplicar se presenta según su naturaleza más probable y se explica.
Prevenir
La mayoría de cobros no identificados desaparecen cuando las facturas indican claramente la referencia que el cliente debe poner en la transferencia y cuando se piden remesas detalladas a los clientes que pagan varias facturas a la vez. Ver conciliación de apuntes del banco, cuentas puente y cuentas transitorias y cobros no identificados en el plan contable.