Los libros registro de IVA son la prueba de lo que declaras en el Modelo 303. Si la Agencia Tributaria abre una comprobación, lo primero que pide son estos libros, y lo primero que mira es si suman lo mismo que las autoliquidaciones. Para quien no está en el SII, la ley no impone un programa ni un formato concreto, pero sí un contenido mínimo y unos plazos de anotación.
Los cuatro libros del artículo 62
El artículo 62 del Reglamento del IVA obliga a empresarios y profesionales a llevar:
| Libro | Qué se anota | Datos mínimos |
|---|---|---|
| Facturas expedidas | todas las facturas emitidas, una por una | número y serie, fecha de expedición y de operación si es distinta, nombre y NIF del destinatario, base, tipo y cuota |
| Facturas recibidas | facturas de proveedores, DUA de importación y autofacturas de inversión del sujeto pasivo, numeradas correlativamente al recibirlas | número de recepción, fecha de expedición y de operación, nombre y NIF del emisor, base, tipo y cuota |
| Bienes de inversión | bienes cuyo IVA está sujeto a regularización durante varios años | identificación del bien, fecha de inicio de utilización, prorrata anual definitiva y regularización anual |
| Determinadas operaciones intracomunitarias | envíos y recepciones de bienes para trabajos, informes o usos temporales que no son entregas | operación, fechas, contraparte y descripción de los bienes |
Quedan fuera, con salvedades, las actividades en régimen simplificado, en el de agricultura, ganadería y pesca y en recargo de equivalencia. En el simplificado, por ejemplo, sigue siendo obligatorio el libro de facturas recibidas.
Cuando hay varios establecimientos se pueden llevar libros separados en cada uno, siempre que sus totales se trasladen a los libros generales del domicilio fiscal.
Formato y plazos de anotación
Fuera del SII, los libros pueden llevarse con cualquier programa y en cualquier soporte, siempre que contengan los datos exigidos. La AEAT publica en su Sede un formato tipo de libros registro, que es el que acepta para importar datos en servicios como Pre303 y el que conviene usar si alguna vez te los requieren. Estos libros fiscales no se legalizan en el Registro Mercantil; eso solo afecta a los libros contables.
Plazos que suelen olvidarse:
- Las expedidas deben estar anotadas cuando se liquida el periodo en que se devengan.
- Las recibidas se anotan por orden de recepción y dentro del periodo en que se deduce su IVA.
- Se permite un asiento resumen de varias facturas expedidas el mismo día, con numeración correlativa y mismo tipo impositivo, en las condiciones del artículo 63.4 del Reglamento. Es habitual en comercios con tickets.
Quien está en el SII no lleva libros propios: sus libros son los registros enviados a la Sede, con los plazos que explica plazos del SII y cierre contable.
Usar los libros para controlar el IVA
Los libros no son solo una obligación formal. Bien llevados, permiten revisar el IVA cada mes aunque el 303 sea trimestral, y detectar un error cuando aún se puede corregir dentro del periodo.
Una revisión mensual útil tiene cinco comprobaciones:
- Totales por tipo impositivo. Suma bases y cuotas al 21, 10 y 4 % del libro de expedidas y compáralas con el saldo del mes de la cuenta 477. Haz lo mismo con recibidas y la 472.
- Saltos en la numeración. Un hueco en una serie de expedidas es una factura anulada sin rectificativa o una factura emitida fuera del programa. La guía de numeración y series de facturas explica qué está permitido.
- NIF vacíos o repetidos. Una factura completa a otra empresa sin el NIF del destinatario no cumple el Reglamento de facturación; un proveedor con dos fichas duplica fácilmente el IVA soportado.
- Operaciones sin cuota. Exentas, no sujetas, intracomunitarias e inversiones del sujeto pasivo tienen que llevar su clave; si no, irán a una casilla equivocada del 303.
- Recibidas con fecha antigua. Las facturas de periodos anteriores registradas este mes son legales, pero conviene revisarlas una a una.
Ejemplo de cuadre mensual
Un estudio de arquitectura con 303 trimestral revisa el mes de febrero:
| Tipo | Cuota en libro de expedidas | Saldo de la 477 en febrero |
|---|---|---|
| 21 % | 6.720,00 € | 6.720,00 € |
| 10 % | 0,00 € | 150,00 € |
| Total | 6.720,00 € | 6.870,00 € |
Los 150 € al 10 % de la contabilidad corresponden a un asiento manual de una factura registrada directamente en el diario, sin pasar por el libro. Detectado en marzo, basta con anotarla en el libro con su número real; descubierto al preparar el 303 de abril, habría obligado a revisar el trimestre entero. Más detalle sobre las comprobaciones de cada lado en cuadre del IVA repercutido.
Cómo alimenta la factura electrónica los libros
La factura electrónica obligatoria entre empresas cambia sobre todo el libro de recibidas. Cuando los proveedores envíen facturas estructuradas, con la sintaxis de referencia UBL conforme a la norma europea EN 16931, los datos del libro (NIF, número, fecha, base, tipo y cuota) llegarán en campos legibles por el programa, sin transcribir un PDF. Los plazos por tamaño de empresa están en el calendario de la factura electrónica B2B.
Lo que la factura electrónica no hace:
- No decide si el IVA es deducible. Gastos de vehículo, atenciones a clientes o actividades con prorrata siguen necesitando un criterio humano.
- No sustituye al libro registro. El libro es tuyo; la copia fiel que recibe la solución pública de la AEAT es otra obligación distinta.
- No corrige la fecha del periodo. Una factura recibida electrónicamente el día 3 sigue pudiendo pertenecer, fiscalmente, al mes anterior o al siguiente.
En el libro de expedidas el cambio es menor: si ya emites desde un programa, los datos ya están estructurados. Sí conviene revisar que el número y la fecha que viajan en la factura electrónica coincidan con los del libro, porque el receptor los registrará tal cual.
Un programa que genere los libros de IVA a partir de los mismos asientos que la contabilidad elimina la comparación del primer punto.