El SII no se rige por el calendario del 303, sino por la fecha de cada factura. Quien está obligado tiene que suministrar sus registros en cuestión de días, y eso cambia el orden del cierre mensual: lo que antes se hacía el día 25, ahora tiene que estar listo antes del 16.
Los plazos, registro por registro
Los plazos están en el artículo 69 bis del Reglamento del IVA. Para todos los que se cuentan en días se excluyen sábados, domingos y festivos nacionales; los festivos autonómicos y locales sí cuentan.
| Registro | Plazo | Límite absoluto |
|---|---|---|
| Facturas expedidas | 4 días desde la expedición | antes del día 16 del mes siguiente al devengo |
| Expedidas por el destinatario o por un tercero | 8 días desde la expedición | antes del día 16 del mes siguiente al devengo |
| Facturas recibidas | 4 días desde el registro contable | antes del día 16 del mes siguiente al periodo en que se deducen |
| Importaciones (DUA) | 4 días desde el registro contable del documento aduanero | antes del día 16 del mes siguiente al periodo de la declaración |
| Rectificativas expedidas o recibidas | 4 días desde la expedición o el registro contable | el de recibidas si la rectificativa aumenta el IVA deducible |
| Cobros y pagos en criterio de caja | 4 días desde el cobro o pago | |
| Correcciones de errores registrales | antes del día 16 del mes siguiente al periodo en que se detecta el error |
El libro de bienes de inversión se envía una sola vez al año, dentro del plazo de la última autoliquidación del ejercicio.
Cómo se cuentan los cuatro días
Imagina una factura expedida un jueves 4 de diciembre:
- Viernes 5: primer día.
- Sábado 6 y domingo 7: no cuentan.
- Lunes 8: festivo nacional de la Inmaculada, no cuenta.
- Martes 9: segundo día.
- Miércoles 10: tercero.
- Jueves 11: cuarto y último día para enviarla.
Si tu empresa está en una comunidad que tiene festivo el martes 9, ese día sí cuenta: solo se descuentan los festivos de ámbito nacional.
El límite del día 16 manda sobre los cuatro días. Una venta devengada el 30 de enero cuya factura se expide el 12 de febrero tendría, en teoría, hasta el 18 de febrero, pero el registro debe enviarse antes del 16, es decir, como tarde el 15. Coincide además con el plazo para expedir facturas a empresarios, que también vence antes del día 16 del mes siguiente al de la operación.
Recibidas: el plazo lo pone tu propio registro
En las facturas recibidas el reloj empieza con el registro contable, no con la fecha de la factura ni con la de su llegada. Eso da margen, pero también es una trampa: una factura que se queda en una bandeja de entrada sin registrar no genera retraso en el SII, pero tampoco permite deducir.
Ejemplo: una factura de un asesor, fechada el 20 de diciembre, llega el 14 de enero.
- Contablemente, el gasto es de diciembre. Si el cierre de diciembre ya está hecho, se habrá estimado con una cuenta de facturas pendientes de recibir (4009) que ahora se cancela.
- Fiscalmente, la cuota se puede deducir en el 303 de enero, que es el periodo en que se dispone de la factura. Si se registra el 14 de enero e incluye en enero, el registro se envía en cuatro días y, en todo caso, antes del 16 de febrero.
Llevar esta diferencia entre periodo contable y periodo fiscal anotada evita discusiones cuando el cuadre del IVA soportado no coincide con el gasto del mes.
Un calendario de cierre que encaja con el SII
Lo que funciona en la práctica es dividir el mes en cuatro tramos:
- Todos los días. Facturas emitidas enviadas al SII desde el programa de facturación el mismo día o el siguiente; facturas recibidas registradas en cuanto llegan.
- Días 1 a 5 del mes siguiente. Cierre de ventas del mes anterior: albaranes pendientes de facturar, abonos y rectificativas.
- Días 6 a 12. Consulta del contraste de facturas, corrección de rechazos y aceptados con errores, y reclamación de facturas de proveedores que faltan.
- Días 13 a 15. Últimos envíos de recibidas que se van a deducir en el mes anterior. Después del 15, lo que llegue va al periodo siguiente.
Con los libros cerrados el día 15 queda tiempo hasta el día 30 para conciliar cuentas y presentar el Modelo 303 mensual.
Qué pasa si un registro llega tarde
El SII acepta envíos fuera de plazo y los marca como tales. El coste está en el artículo 200.3 de la Ley General Tributaria: el retraso en la llevanza de los libros a través de la Sede electrónica se sanciona con un 0,5 % del importe de la factura, con un mínimo de 300 € y un máximo de 6.000 € por trimestre. Para una empresa con muchas facturas pequeñas, el mínimo trimestral es lo que más duele: basta un solo registro tardío en el trimestre.
Por eso conviene vigilar dos indicadores mensuales: el número de registros enviados fuera de plazo y el número de facturas recibidas que se registran más de diez días después de su fecha. Si los dos bajan, el cierre se acorta solo.
Quien todavía no está en el SII y se plantea entrar voluntariamente debe probar este ritmo antes de solicitarlo; la guía de SII para grandes empresas resume las obligaciones que acompañan a la opción.
Cuando facturación y contabilidad comparten datos, el envío de cada factura deja de depender de una exportación manual.