Quien lleva los libros de IVA en el Suministro Inmediato de Información no declara a ciegas: la Agencia Tributaria coteja cada registro con el que ha enviado la otra parte de la operación, siempre que esa otra parte también esté en el SII. El resultado de ese cotejo es el contraste, y consultarlo cada mes es la forma más barata de encontrar facturas mal registradas antes de presentar el 303.
Qué compara la AEAT
El contraste empareja un registro de tu libro de facturas recibidas con el registro de facturas expedidas de tu proveedor (y al revés con tus clientes). Para considerar que hablan de la misma factura usa tres datos identificativos:
- NIF del emisor
- número y serie de la factura
- fecha de expedición
Una vez emparejadas, compara los importes: base imponible, tipo y cuota. Si los identificadores no coinciden, la AEAT no llega ni a mirar los importes, porque para ella son dos facturas distintas.
Los estados del cuadre
| Estado | Qué significa | Qué hacer |
|---|---|---|
| No contrastable | la contraparte no está en el SII o no se puede identificar | conciliar por otra vía |
| En proceso de contraste | estado transitorio mientras se procesan los envíos | esperar y volver a consultar |
| No contrastada | la contraparte está en el SII, pero no hay un registro que encaje | revisar número, fecha y NIF |
| Parcialmente contrastada | coinciden los identificadores, pero no los importes | comparar base, tipo y cuota |
| Contrastada | ambos registros coinciden | nada |
Un estado distinto de contrastada no es por sí mismo un error tuyo. Puede que el error sea del proveedor, o que aún no haya enviado la factura. Pero sí es una alerta que conviene cerrar con una explicación documentada.
Un caso típico
Una SL recibe la factura A-118 de su proveedor de transporte, con fecha 28 de un mes, base 4.000 € y cuota de 840 €. El administrativo la registra el día 2 del mes siguiente como factura 118, con fecha de expedición igual a la fecha de recepción. El proveedor la declaró en el SII con su serie y su fecha reales. Resultado: la factura figura como no contrastada en los dos lados, aunque los importes son idénticos. La corrección es del receptor: el número y la fecha deben copiarse tal como figuran en la factura, no como se reciben.
Conciliar con proveedores
El contraste solo funciona con proveedores que también están en el SII. En la práctica, la cartera de proveedores de una empresa obligada se divide en dos grupos y cada uno necesita un control diferente.
Proveedores en el SII. Suelen ser empresas grandes, grupos de IVA o compañías inscritas en el REDEME. Con ellos el contraste hace el trabajo pesado: basta con descargar la consulta del periodo, filtrar lo que no esté contrastado y repasarlo. Si el error es del proveedor (por ejemplo, ha declarado una cuota distinta de la que figura en la factura), se le comunica con la factura delante y se le pide que modifique su registro. Tú no debes alterar tu libro para que cuadre con un dato erróneo de otro.
Proveedores fuera del SII. Pymes, autónomos y proveedores extranjeros aparecerán siempre como no contrastables. Aquí la herramienta vuelve a ser la contabilidad de siempre:
- Pedir periódicamente extractos de cuenta a los proveedores con más volumen y conciliarlos con la cuenta 400.
- Comparar el total de facturas registradas en el mes con las compras esperadas por pedidos y albaranes.
- Revisar facturas recibidas fuera de plazo, que suelen ser las que se quedan sin registrar.
La técnica de cuadre por saldos se explica en la guía de conciliación de extractos de proveedores.
Como las empresas en el SII no presentan el modelo 347, la AEAT ya no recibe de ellas la relación anual de operaciones con terceros: el control cruzado depende de la calidad de los registros mensuales.
Errores frecuentes en el registro de facturas recibidas
La mayoría de las facturas recibidas que no cuadran responden a una lista corta de causas. Conviene conocerlas porque cada una se corrige de manera distinta.
- Número o serie transcritos de otra forma. Ceros a la izquierda, guiones, la serie omitida o el número de pedido en lugar del de factura. Como el número es un dato identificativo, no se arregla con una simple modificación: hay que dar de baja el registro erróneo y enviar un alta nueva con el número correcto.
- Fecha de expedición sustituida por la de recepción. Mismo problema y misma solución que el anterior. La fecha de recepción tiene su propio campo, el de fecha de registro contable, que es la que determina el plazo de envío.
- NIF del proveedor erróneo o un proveedor dado de alta dos veces con NIF distinto. Antes de nada, depura la ficha; las pautas de validación del NIF en facturación sirven también para proveedores.
- Importes o cuota deducible mal informados. Si la factura está bien identificada pero la base o la cuota no coinciden, se envía una modificación del registro (errores registrales) con los importes correctos.
- Inversión del sujeto pasivo sin marcar. En compras con ISP la cuota la calcula el receptor; si no se informa como tal, el registro no encaja con el del emisor, que la declaró sin IVA.
- Importaciones registradas con el NIF de la aduana o del transitario. El DUA se registra como documento propio, con el NIF del importador como emisor y el tipo de documento de aduanas que corresponda.
- Factura duplicada. Si el SII rechaza un alta por existir ya un registro con los mismos identificadores, no hay que forzar el envío cambiando un dígito: es casi siempre una factura escaneada dos veces.
Cuando el error lo detecta tu proveedor, la secuencia es la misma: comprobar contra el documento original quién se ha equivocado, corregir solo el registro equivocado y anotar la causa. Si el error ha afectado a un 303 ya presentado, consulta cómo regularizarlo en declaraciones complementarias y rectificativas.
Cuándo consultar el contraste
Lo más útil es hacerlo dos veces al mes: una antes del día 16, cuando aún estás a tiempo de enviar las recibidas del mes anterior dentro de plazo, y otra justo antes de presentar el 303. Los plazos y su efecto en el cierre están detallados en plazos del SII y cierre contable, y el funcionamiento general del sistema en la guía del Suministro Inmediato de Información.
Registrar las facturas de proveedor en un programa contable que conserve número, serie y fecha tal como vienen reduce buena parte de estos descuadres.