La mayoría de las pymes presenta sus impuestos por trimestres, pero el trimestre es demasiado largo para descubrir errores. Una factura con el IVA mal aplicado en enero, detectada el 18 de abril, deja dos días para corregirla. La alternativa es una revisión fiscal mensual: una sesión corta, siempre con el mismo guion, en la que se cuadran las cuentas fiscales del mes cerrado.
Qué impuestos entran en la revisión
| Obligación | Modelo | Periodicidad habitual en una pyme | Cuenta del PGC |
|---|---|---|---|
| IVA | 303 | trimestral (mensual si está en el SII) | 472, 477 y 4750 o 4700 |
| Retenciones de trabajo y profesionales | 111 | trimestral (mensual en grandes empresas) | 4751 |
| Retenciones de alquileres | 115 | trimestral (mensual en grandes empresas) | 4751 |
| Pagos fraccionados del Impuesto sobre Sociedades | 202 | abril, octubre y diciembre, si procede | 473 |
| Seguros sociales | RLC/RNT ante la TGSS | mensual | 476 |
Los plazos exactos de cada periodo los publica cada año la AEAT en su calendario del contribuyente.
La rutina, paso a paso
Hazla en la primera semana del mes siguiente, cuando banco y facturación del mes anterior ya están cerrados.
- IVA del mes. Compara el libro de expedidas con la 477 y el de recibidas con la 472. Revisa las operaciones sin cuota (exentas, intracomunitarias, inversión del sujeto pasivo) y las facturas de proveedor con IVA no deducible total o parcialmente. El detalle de cada lado está en los cuadres del IVA repercutido y del IVA soportado.
- Retenciones practicadas. Divide el saldo de la 4751 en tres grupos: nóminas, profesionales y alquileres. Cada factura de un profesional debería llevar la retención general del 15 %, o el 7 % si el profesional lo ha comunicado por ser nuevo; cada recibo de alquiler de local, el 19 %. Si el saldo no coincide con la suma de nóminas y facturas del mes, falta o sobra una retención.
- Retenciones soportadas. Si la empresa cobra alquileres o factura servicios profesionales con retención, la 473 debe crecer al mismo ritmo que esas facturas.
- Seguros sociales. Compara el cargo de la TGSS con la cuenta 476 de la nómina del mes; la técnica se explica en conciliar seguros sociales.
- Saldo de las cuentas de liquidación. Después de cada pago, la 4750 o la 4751 del periodo anterior deben quedar a cero. Un saldo residual suele ser un recargo, un redondeo o un pago contabilizado contra la cuenta equivocada.
- Estimación del pago fraccionado. En los meses previos a abril, octubre y diciembre, calcula el 202 con la modalidad que aplique la sociedad (sobre la cuota del último Impuesto sobre Sociedades o sobre la base del periodo). Las sociedades con cifra de negocios superior a 6 millones de euros están obligadas a la segunda.
Ejemplo: lo que encuentra una revisión de mayo
Una SL de servicios con ocho empleados revisa mayo y obtiene:
| Cuenta | Saldo contable | Esperado | Causa de la diferencia |
|---|---|---|---|
| 4751 (profesionales) | 270 € | 420 € | factura de 1.000 € de un diseñador registrada sin retención |
| 4751 (alquiler) | 380 € | 380 € | |
| 472 | 3.150 € | 2.940 € | 210 € de IVA de una cena con clientes, que no es deducible |
| 476 | 4.800 € | 4.800 € |
Las dos correcciones se hacen en mayo con un asiento. En el caso del diseñador, además, hay que decidir con él si se emite una factura rectificativa con la retención o si la empresa asume la retención no practicada, que sigue debiendo ingresar en el 111 del trimestre. Encontrado en junio, es una conversación; encontrado en el plazo del 111, es un problema.
Comparar con los datos de la AEAT
La Sede electrónica de la Agencia Tributaria ofrece información que conviene contrastar con la contabilidad al menos una vez por trimestre:
- Declaraciones presentadas. La consulta de declaraciones permite comprobar que los importes ingresados coinciden con los cargos en banco y con las cuentas 4750 y 4751. Es la forma más rápida de detectar una domiciliación rechazada.
- Situación censal. La información de la última declaración censal muestra qué obligaciones periódicas tiene registrada la empresa. Si figura como obligada al 115 y ya no tiene alquileres, o al revés, hay que actualizar el modelo 036.
- Pre303. Propone el 303 a partir de los libros enviados al SII o de los libros importados. Útil como segunda opinión, siempre que los libros estén bien; lo explica la guía de Pre303 y calidad del dato.
- Deudas y notificaciones. La consulta de deudas pendientes y el buzón de notificaciones revelan providencias de apremio o requerimientos que no siempre llegan a quien lleva la contabilidad.
- Datos fiscales del titular. En una actividad de autónomo, los datos fiscales recogen los rendimientos y las retenciones que los clientes han declarado en su modelo 190. Si un cliente declara una retención que no figura en tu contabilidad, uno de los dos tiene un error.
El criterio de comparación es siempre el mismo: la contabilidad es tu versión; los datos de la AEAT son lo que Hacienda sabe. Una diferencia no se resuelve copiando la cifra de la Sede, sino buscando el documento que la explica. Si la diferencia revela un error ya declarado, se corrige como explica declaraciones complementarias y sustitutivas.
Cuánto tiempo lleva
En una pyme con contabilidad al día, la primera revisión puede costar una mañana, porque saldrán saldos antiguos sin explicar. A partir del tercer mes suele bastar con una o dos horas. Lo importante es la constancia: la revisión que se salta en agosto es la que deja sin detectar el error de julio.