Cuando un proveedor exige cobrar una parte antes de servir el pedido, la empresa paga sin haber recibido nada todavía. Ese pago no es un gasto ni una compra: es un derecho a recibir la mercancía o el servicio. Hasta que llegue, el importe figura en el activo. Si el pedido no se entrega, el proveedor debe devolverlo.
La cuenta 407
El PGC prevé la 407 Anticipos a proveedores para las entregas a cuenta de suministros futuros de existencias. Es una cuenta de activo que se carga al pagar el anticipo y se abona cuando se recibe la factura definitiva. Para anticipos de inmovilizado (una máquina que se está fabricando, por ejemplo) se usan las cuentas de anticipos del subgrupo 23 (como la 239 Anticipos para inmovilizaciones materiales). Los anticipos de servicios pueden registrarse en una subcuenta de la 407 o en la 460 si son a empleados, nunca en la 410 restando la deuda.
| Pago anticipado para | Cuenta |
|---|---|
| Mercancías o materias primas | 407 Anticipos a proveedores |
| Maquinaria o instalaciones en fabricación | 239 Anticipos para inmovilizaciones materiales |
| Software o intangible a medida | 209 Anticipos para inmovilizaciones intangibles |
| Viaje o gastos de un trabajador | 460 Anticipos de remuneraciones o 544 |
Asientos
Se paga un anticipo del 30 % de un pedido de 10.000 € más IVA. El proveedor emite factura de anticipo, porque el IVA se devenga con el cobro anticipado:
| Momento | Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| Pago del anticipo | 407 Anticipos a proveedores | 3.000 | |
| Pago del anticipo | 472 HP IVA soportado | 630 | |
| Pago del anticipo | 572 Bancos | 3.630 | |
| Recepción del pedido | 600 Compras de mercaderías | 10.000 | |
| Recepción del pedido | 472 HP IVA soportado | 1.470 | |
| Recepción del pedido | 407 Anticipos a proveedores | 3.000 | |
| Recepción del pedido | 400 Proveedores | 8.470 |
La factura final debe indicar el anticipo descontado. Si el proveedor emite la factura final por el total sin descontar el anticipo, pide que la rectifique; si no, la empresa deduciría dos veces el IVA del anticipo.
IVA del anticipo
Solo se puede deducir el IVA del anticipo si hay factura que lo documente. Un pago contra una proforma no da derecho a deducción. En compras a proveedores de otros países de la UE, no hay IVA en el anticipo español: el IVA se autorrepercute cuando se realiza la adquisición.
Control de anticipos pendientes
Una 407 con saldos antiguos indica pedidos que no llegaron, facturas finales sin aplicar el anticipo o anticipos que deberían reclamarse. Revísala cada mes:
| Proveedor | Fecha | Importe | Pedido | Situación |
|---|---|---|---|---|
| Proveedor A | 12/03 | 3.000 | P-210 | Recibido, falta aplicar |
| Proveedor B | 05/01 | 1.800 | P-187 | No servido: reclamar |
El anticipo es también un riesgo: si el proveedor entra en concurso, puede perderse. Para importes altos, conviene pedir aval o pagar en hitos. Ver anticipos a proveedores en la cuenta de proveedores, saldos antiguos de clientes y proveedores y anticipos para obras y acondicionamiento.