Un extracto de cuenta a cliente es una relación de todas las facturas, abonos y cobros pendientes a una fecha, enviada al cliente para que la contraste con su contabilidad. Parece un trámite, pero es una de las formas más eficaces de cobrar: buena parte de los retrasos se deben a facturas que el cliente no tiene registradas o a pagos que la empresa ha aplicado mal.
Cuándo enviarlo
| Situación | Por qué |
|---|---|
| Clientes con muchas facturas al mes | Los pagos agrupados se aplican mal con facilidad |
| Antes de una reclamación formal | Para confirmar que el cliente tiene todas las facturas |
| Clientes con saldo acreedor | Para acordar si se compensa o se devuelve |
| Al cierre del ejercicio, a los principales clientes | Confirmación de saldos para el cierre o la auditoría |
Contenido del extracto
- Fecha del extracto y código de cliente.
- Facturas pendientes con número, fecha, vencimiento e importe.
- Abonos y cobros no aplicados.
- Saldo total y parte vencida.
- Persona de contacto para resolver diferencias.
No incluyas las facturas ya cobradas y compensadas: alargan el documento sin aportar nada.
Respuestas habituales del cliente
| Respuesta | Causa probable | Solución |
|---|---|---|
| “No tenemos esa factura” | Enviada a un correo equivocado, rechazada por falta de pedido o datos | Reenviar y corregir los datos del cliente |
| “Ya está pagada” | Cobro aplicado a otro cliente o en la cuenta puente | Pedir fecha e importe del pago y localizarlo |
| “Esperamos un abono” | Descuento o devolución pactada sin rectificativa | Emitir la rectificativa |
| “El importe no es correcto” | Precio o cantidad discutida | Tratar como disputa |
Muchas diferencias se deben a datos maestros mal informados; ver alta de clientes y datos de facturación. Un cobro que no aparece suele estar en la cuenta de partidas pendientes de aplicación; ver pagos no identificados y cuentas puente.
Corregir en contabilidad
Las correcciones se hacen con asientos nuevos: reaplicar un cobro de un cliente a otro, emitir una rectificativa, anular una factura duplicada con su abono. Nunca se modifica la factura original.
Confirmación de saldos
Cuando el cliente confirma por escrito el saldo, guarda la respuesta. Al cierre es una evidencia sólida de que el crédito existe. Ver revisión de antigüedad de clientes y cierre de cuentas de clientes.