Las nóminas generan tres conjuntos de datos que deben coincidir: el resumen de nóminas del programa de nómina, la liquidación de cotizaciones de la Seguridad Social y el Modelo 111 de retenciones. A eso se suma la contabilidad. Una diferencia que no se detecta antes de presentar se convierte en una liquidación complementaria, un recargo o un saldo en la 476 que nadie sabe explicar.
Los tres cuadres
| Cuadre | Fuente A | Fuente B | Debe coincidir |
|---|---|---|---|
| Seguridad Social | Resumen de nóminas: cuota obrera + empresarial | Recibo de Liquidación de Cotizaciones (RLC) y Relación Nominal de Trabajadores (RNT) | Total a ingresar y número de trabajadores |
| Retenciones | Suma de retenciones IRPF del trimestre en nómina | Modelo 111, casilla de rendimientos del trabajo | Perceptores, bases y retenciones |
| Contabilidad | Saldos de 476 y 4751 | Las dos anteriores | Importe pendiente al cierre del mes |
Orden de trabajo
- Cerrar las incidencias del mes en el programa de nóminas: altas, bajas, incapacidad temporal, horas extra, atrasos.
- Comparar el resumen de nóminas con la RNT trabajador por trabajador cuando haya diferencias en el total. Las más comunes son altas o bajas comunicadas con fecha distinta y conceptos que cotizan de forma diferente.
- Revisar bonificaciones y reducciones: deben aparecer en la liquidación y en la contabilidad.
- Contabilizar la nómina desde el resumen definitivo, no desde un borrador.
- Presentar y pagar: confirmar que el cargo en banco coincide con el RLC.
Retenciones antes del Modelo 111
El Modelo 111 se presenta trimestralmente en la mayoría de pymes y mensualmente en las grandes empresas. Además de las nóminas incluye las retenciones a profesionales. Suma las tres nóminas del trimestre y las facturas de profesionales con retención, y compáralo con el saldo de la 4751:
| Concepto | Trimestre |
|---|---|
| Retenciones de nómina (enero-marzo) | 4.320 |
| Retenciones a profesionales | 540 |
| Total Modelo 111 | 4.860 |
| Saldo 4751 a 31 de marzo | 4.860 |
Las retenciones sobre alquileres van en el Modelo 115, no en el 111; si comparten subcuenta, sepáralas. Ver Modelo 111 de retenciones.
Diferencias frecuentes
- Atrasos de convenio liquidados en un mes posterior al de devengo.
- Finiquitos con conceptos exentos o con indemnización.
- Embargos descontados en nómina que no son retención fiscal.
- Pagos en especie que generan ingreso a cuenta pero no salida de dinero.
Dejar evidencia
Guarda el resumen de nóminas, el RLC, la RNT y el justificante del Modelo 111 junto con una hoja de cuadre de una página. Si dentro de unos años hay una inspección, esa hoja es la que explica cada saldo. Ver también conciliar seguros sociales y Seguridad Social y pasivos de nómina.